De titel een open deur? Jazeker. Of de crisis nu is veroorzaakt door een acute bedrijfsuitval, een onderzoek door een toezichthouder, een vijandig overnamebod, onder aanwijzing van toezichthouders (zgn. monitorship) of zoals nu een epidemiologische crisis; goed voorbereiden is niet mogelijk.

Uit een wereldwijde survey onder bestuursleden blijkt dat 79% aangeeft niet goed voorbereid te zijn op een crisis situatie. Dus ook voor ervaren bestuurders zijn dit bijzondere omstandigheden. Een crisissimulatie kan helpen om meer voorbereid te zijn. Echter – net als bij een brandoefening – als er echt brand is zullen feitelijke handelingen niet exact hetzelfde zijn.

De onzekerheid van crises veroorzaakt stress en verlamming binnen de organisatie. Meer dan ooit zijn de ogen gericht op leiderschap en (indien aanwezig) het crisisteam. Wij behandelen enkele belangrijke stappen die de general counsel kan helpen een crisis te beheersen en vertrouwen te creëren.

Creëer orde in de chaos

Verkrijg snel inzicht in de feiten en omstandigheden van de crisis. Het gaat in eerste aanleg niet om de cijfers achter de komma! Bepaal de grootste risico’s, de impact en breng eventuele scenario’s in kaart. Denk hierbij aan het effect op werknemers, liquiditeit, operatie, eventuele financieringsconvenanten en lopende verplichtingen. Wat zijn de gevolgen op korte en middellange termijn, welke acties zijn nodig en welke acties zijn mogelijk.

Breng je belangrijke stakeholders in kaart, bijvoorbeeld:
o Medewerkers
o Toeleveranciers / klanten / IT provider
o Externe (en interne) toezichthouders
o Aandeelhouders
o Financier / Banken
o Verzekeraars
o Situatieafhankelijk: concurrenten, sectorgroep, opsporingsinstantie

Belangrijk punt is hierbij te beseffen dat dit een nieuwe realiteit is. Dit vergt een andere manier van denken, waarin kostenefficiëntie niet de enige leidraad is en de juridische waarheid niet de enige waarheid. Natuurlijk blijft de kerntaak van de general counsel het juridisch duiden van de ontstane situatie, maar heb er begrip voor dat alles anders is. Dat gaat verder dan contractueel recht en overmachtsclausules. Dus geef leiders inzicht in eventuele juridische effecten van besluiten en neem een standpunt in hoe hiermee om te gaan. Veiligheid, welzijn van werknemers en redelijkheid en billijkheid spelen een belangrijke rol.

Communiceer accuraat en eerlijk

Prompte, heldere en transparante communicatie richting stakeholders is van groot belang. Je hanteert één heldere communicatie lijn; onduidelijkheid moet voorkomen worden en onterechte zorgen weggenomen. In crisis is het vertrouwen broos en heldere, transparante communicatie is noodzakelijk om het vertrouwen te herstellen. Het communicatieplan geeft aandacht aan het welzijn van de medewerker, de reputatie van je bedrijf, de financiële situatie, je supply chain en eventuele juridische consequenties.

Voor de general counsel houdt dit bijvoorbeeld in dat het aan te raden is om proactief af te stemmen met de general counsel van belangrijke klanten en leveranciers. Ga het gesprek aan met het uitgangspunt: wat doen jullie, en wat doen wij? En hoe zorgen we er samen voor dat we als keten sterk uit de crisis komen?

Onthoud dat eerlijke communicatie in crisis cruciaal is. Het telkenmale bijstellen van de verwachtingen doet nog verder afbreuk aan het reeds broze vertrouwen.

Bereid je voor op onverwachte situaties

Scenarioanalyse tijdens een crisis is belangrijk om voorbereid te zijn op mogelijke gevolgen. Wees flexibel in je scenario’s een crisis is grillig. Veelal zijn processen en contracten opgesteld op basis van reguliere bedrijfsvoering. Een crisis brengt vaak onverwachte (juridische) consequenties met zich mee. Breng je contractuele posities in kaart en identificeer mogelijke risico’s. Bepaal mogelijke preventieve maatregelen om eventuele schade te beperken. Waar nodig en mogelijk beroep je op overmacht “force majeur”.
Overleg met je business leaders welke eventuele mitigerende maatregelen zij richting klanten en leveranciers hebben genomen. Zorg ervoor dat het juridische team meekijkt in alle communicatie aan stakeholders.

Michel Grummel

Over de auteur:
Michel Grummel, partner bij EY, heeft meer dan 24 jaar ervaring in het adviseren en bijstaan van organisaties in zware (crisis) tijden. Met zijn advies staat hij raden van bestuur en toezicht, management en belangrijke stakeholders bij in situaties van grote financiële en juridische druk. Hij adviseert over het ontwerp en implementatie van verbeteringen ten aanzien van cultuur, governance en processen en procedures (inclusief gedragsverandering).

+316 2908 4028 | michel.grummel@nl.ey.com
https://www.ey.com/nl_nl/forensic-integrity-services