Afgelopen donderdagmiddag deelden we kennis over de strategische korte – en lange termijnplanning bij het inzetten en implementeren van technologie binnen Legal. Waar begin je, waar houd je rekening mee en hoe zet je een goede digitale roadmap neer voor komend jaar en hoe wil je die binnen 3 jaar succesvol hebben geïmplementeerd.  Met dank aan Mischa Geerards, General Counsel bij Basic-Fit voor het delen van haar digitale journey en aan Maurits Annegarn en Jeffrey Dekker van Wolters Kluwer voor het faciliteren en moderaten van de workshops.

Centraal is het begin
Mischa nam ons mee in haar digitale reis van de afgelopen 1,5 jaar. Basic-Fit is een snel groeiend bedrijf dat internationaal opereert. Mischa’s afdeling groeide de afgelopen jaren in rap tempo van 1 naar 15 FTEs en heeft een veelvoud van zaken onder zich. Deze groei dwong haar om haar service verlening te analyseren en een overall Legal Department Strategy Plan uit te werken. Haar grootste tip? Analyseer eerst de processen binnen de afdeling, de behoeftes van je interne stakeholders, aansluiting op de huidige it-infrastructuur en kijk vervolgens naar passende software oplossingen. Neem hier de tijd voor en schakel de juiste personen in. Mischa’s grootste wens is om uiteindelijk data gedreven en efficiënt te kunnen blijven opereren in lijn met de groeiambities van haar bedrijf.

Workshops
Na de plenaire presentatie splitste de aanwezigen zich op in 3 groepen om vervolgens in de tweetal workshops te bepalen “Wat ga ik dit jaar nog veranderen en waar wil ik met mijn afdeling staan over drie tot vijf jaar”. In de workshops maakten we gebruik van een Technology Maternity Scale waarop we onze senioriteit qua legal technology implementatie toetsten en kennis deelden. De meerderheid van de aanwezigen heeft al een gecentraliseerde database voor het beheren van juridische informatie. Sommigen werken in een sharepoint omgeving met excels en anderen een stap verder met een producten zoals Legisway essentials. De volgende quick win die hierop behaald kan worden is het digitaal kunnen laten ondertekenen van documenten. Naast dat de juridische afdeling hier een efficiëntie stap maakt is het ook een oplossing die de business heel snel omarmt omdat het de contractcyclus verkort.

Vraag & Antwoord
Veel aanwezige gaven aan dat het ad-hoc vragen beantwoorden van de business veel tijd vergt van de medewerkers. Iedereen heeft aan een FAQ gedacht, sommigen hebben het uitgevoerd via het Intranet met als resultaat 10 bezoekers per jaar en nog steeds een volle mailbox. Anderen hebben gebruik gemaakt van de software die de HR afdeling al gebruikt zoals ASKHR of Salesforce Concierge. Juridische afdelingen die al een stap verder zijn kijken samen met de IT-department naar een ticketsysteem, soms specifiek voor legal, soms wordt er aangesloten op de huidige infrastructuur binnen de organisatie.

Korte termijn uitdagingen
De grootste drempel op korte termijn voor velen is dat processen en andere tools in de organisatie nog niet goed in kaart zijn gebracht. Door dit te inventariseren en waar relevant interne systemen met elkaar te koppelen of te integreren kan er veel gewonnen worden en meer uit bestaande systemen gehaald worden. Een groot onderdeel hiervan is het verbeteren van de integriteit en de kwaliteit van de eigen data.

De gouden regenboog & de kleurrijke eenhoorn
Op lange termijn willen de General Counsel meer controle over het verloop van de intake van werk en de afhandeling ervan, het liefst in één systeem. Er zou een slim (liefst zelf-lerend) systeem moeten komen wat middels risicoprofielen en een beslisboom de ‘gebruiker’ uit de business naar relevante informatie, of de juiste jurist begeleid. Zo kan de maximale efficiëntie uit het juridische team gehaald worden. Doordat de diverse processen digitaal gevolgd en bijgehouden worden zijn de cijfers beschikbaar om de KPI’s en waarde van de juridische afdeling goed te tonen. Dit alles uiteraard het liefst op een mooi dashboard, voor zowel de GC als de Board. Maar één systeem voor alles? Dat lijkt momenteel nog een illusie, qua mogelijkheden van software leveranciers en anders qua budget.

De middag vloog voorbij. Samen met een aantal aanwezigen bekijkt GCN momenteel hoe we hier een praktisch vervolg aan kunnen geven op de eerstvolgende GCN Denktank Legal Operations & Technology bijeenkomst welke op 12 november 2020 wordt georganiseerd.