Bij legal operations en legal tech gaat het om meer dan alleen het aankopen van bepaalde software. Ga strategischer om met legal operations en legal tech door je te realiseren dat (i) legal operations en legal tech geen doel op zich moeten zijn; (ii) rekening gehouden moet worden met ‘innovation diffusion’; en (iii) er niet zoiets bestaat als dé legal tech oplossing.

Legal operations en legal tech zijn geen doel op zich
Legal operations krijgt de afgelopen jaren ook in Nederland steeds meer vorm. De juridische afdeling wordt gerund als een klein bedrijf binnen de onderneming en het bijdragen aan het doel en de belangen van de onderneming staat centraal. Ook het aantal beschikbare legal tech oplossingen is hard gegroeid. Toch leek het niet altijd zo snel van de grond te komen als sommige mensen hadden voorspeld en gehoopt. Sommigen wijten dit aan het gebrek aan een drijfveer om te veranderen (en het billable hour model). Anderen vinden het gebruik van legal tech gewoonweg te ingewikkeld voor de gemiddelde jurist. De meest gehoorde klachten over het niet van de grond komen van legal operations en legal tech zijn echter gerelateerd aan het ontbreken van een helder doel. Vergroot je kans op succes door legal operations en legal tech niet te zien als doel op zich, maar slechts als een middel om een doel te bereiken. Stel een doel dat gerelateerd is aan het bredere doel om de juridische dienstverlening te verbeteren en efficiënter te maken. De (interne) cliënt moet hierbij altijd centraal staan.

Innovation diffusion
Bij het uitrollen van legal operations en legal tech wordt al snel voorbijgegaan aan het feit dat niet elke verandering door iedereen even snel omarmd wordt. Het vergt aanpassingsvermogen van de organisatie én eindgebruikers. Er is zelfs een hele sociaalwetenschappelijke theorie die tracht te verklaren hoe, waarom en op welke snelheid nieuwe ideeën en technologieën zich verspreiden: de zogenaamde innovation diffusion theory. Simpel gezegd garandeert een nuttig idee of een nuttige technologie geen snelle implementatie en adoptie daarvan. Factoren als gebruikersgemak, kosten versus baten, gebruik door gelijken en zichtbaarheid van resultaten zijn minstens zo belangrijk en soms zelfs belangrijker dan het nut van de innovatie zelf. Individuen vallen bij het overnemen van een nieuw idee of technologie volgens een normaalverdeling in één van de volgende categorieën: innovators, early adopters, early majority, late majority en laggards. Identificeer in de beginfase van implementatie van nieuwe ideeën of technologieën dus de innovators binnen je onderneming, om de kans op succesvolle implementatie te vergroten.

Dé legal tech oplossing bestaat niet
Vergeet niet dat er niet zoiets bestaat als dé legal tech oplossing. Binnen de juridische wereld en soms zelfs binnen één organisatie bestaan grote verschillen in kennis over en ervaring met legal tech oplossingen. Zo is voor sommige procesadvocaten het gebruik van eDiscovery software de normaalste zaak van de wereld, terwijl kantoorgenoten van de sectie arbeidsrecht daar nog nooit van gehoord hebben. Een M&A-advocaat bij een groot kantoor maakt misschien gebruik van een online programma om de closing checklist bij te houden en met de bij de transactie betrokken partijen te delen, terwijl eenzelfde advocaat bij een kleiner kantoor af en toe een lijstje per mail stuurt. Daarbij hoort de belangrijke kanttekening dat het een niet per se beter is dan het ander. Het gaat erom dat de bedrijfsjurist, de advocaat of het advocatenkantoor in staat is de right tool for the right job te selecteren. Er bestaat daarbij niet zoiets als dé legal tech oplossing die bij alle juridische werkzaamheden bruikbaar is en naast technologie spelen mensen en processen een zeer belangrijke rol.

Ter afsluiting
Legal operations en legal tech zijn al jaren onderwerp van gesprek, maar de Covid-19 crisis lijkt de deur wagenwijd open te zetten voor een ware groeispurt. De ‘more for less’ discussie zal in crisistijd alleen maar actueler worden en laat efficiency nou net de kern van legal operations en legal tech zijn. De Covid-19 crisis en het feit dat ook de juridische sector eigenlijk van de één op andere dag vrij goed in staat waren om thuis te werken, doet je inzien hoeveel aanpassingsvermogen mensen werkelijk hebben (of kunnen hebben). Goede legal tech oplossingen zijn al jaren beschikbaar en het is tijd om daar strategischer mee om te gaan. De toekomst zal ons leren of de juridische wereld nog wegkomt met ‘we hebben het altijd zo gedaan’.

Over de auteur

Patricia Hofsteenge
Baker McKenzie
+31 20 551 7835

Patricia Hofsteenge is senior legal project manager bij Baker McKenzie Amsterdam. Ze heeft een achtergrond als kandidaat-notaris en heeft diverse artikelen geschreven over ondernemingsrecht/notarieel recht. Patricia assisteert de verschillende praktijkgroepen binnen Baker McKenzie bij het plannen, realiseren en evalueren van projecten en is ‘Innovation Champion’ voor de EMEA regio. In 2018 volgde ze een intensief programma over Legal Technology and Operations aan Bucerius Law School in Hamburg, Duitsland.