Zelfbediening is een unieke kans voor General Counsel. Standaard juridische werkzaamheden worden, door middel van een digitale workflow, uitbesteed aan de business. De doorlooptijd van juridische documenten wordt verkort en de belasting op juridische afdelingen verlaagd. Dit biedt mogelijkheden voor de General Counsel en zijn afdeling.

Creëer waarde voor de gehele business
Binnen iedere organisatie is snelheid van leveren cruciaal. Zo ook tussen afdelingen, de juridische afdeling in het bijzonder. Het is belangrijk dat de juridische afdeling snel schakelt met andere afdelingen om de stroom aan juridische documenten snel en adequaat te laten verlopen. Helaas wijst de praktijk vaak anders uit. Overbelasting van de bedrijfsjuristen leidt veelal tot lange doorlooptijden en onderlinge frustratie tussen afdelingen. Hierdoor krijgt de juridische afdeling vaak het imago van vertragende factor. Een stempel waar je als gepassioneerd juridisch expert niet om staat te springen.

Selfservice kan uitkomst bieden. Bepaalde juridische taken kunnen, aan de hand van een geautomatiseerde workflow, sneller worden uitgevoerd door de business zelf. Dit leidt direct tot een betere samenwerking tussen afdelingen, een verhoging van de productiviteit en het verlagen van de werkdruk op de juridische afdeling. De jurist krijgt meer ruimte voor nieuwe werkzaamheden, waardoor zij meer verdieping kunnen aanbrengen in hun functie. Zo kunnen juristen met de inzet van selfservice meer waarde creëren voor de gehele business.

Durf te vernieuwen
Een modern full-service advocatenkantoor dient continu op zoek te zijn naar manieren om het werk van cliënten te verlichten. Om die reden ontwerpen en leveren wij, als verlengstuk op onze juridische dienstverlening, juridische producten. Tools die op maat, rondom bestaande werkprocessen van cliënten, gekneed en geïmplementeerd worden. Uniek hieraan is dat we als advocatenkantoor de durf hebben vernieuwende technologie in te zetten om het werk van de bedrijfsjuridische afdeling meer te laten renderen. Zo maken we gebruik van innovatieve technieken die wij onder andere signaleren bij (internationale) Legal Tech startups.

Als GCs ervaren dat juridische werkprocessen minder soepel verlopen helpen wij om bestaande workflows kritisch onder de loep te nemen. Processen en gerelateerde taken worden geanalyseerd, geoptimaliseerd en slim geautomatiseerd, waardoor diverse juridische taken door andere afdelingen kunnen worden opgepakt.

Slim automatiseren leidt tot slim werken
Een recent voorbeeld is het door ons op maat leveren van een tool voor de juridische afdeling van een grote cliënt. Bij een inkoopwaarde van meer dan 100.000 euro wordt door de tool een risicoanalyse uitgevoerd. Deze selfservice portal bepaalt op basis van een aantal vragen het risicoprofiel (low, medium of high) dat leidend is voor de te nemen vervolgstappen. Wijst dit een ‘low risk’ uit, dan kan de business de vervolgacties zelf oppakken. Is het risico medium, dan dient dit via de inkoopafdeling te verlopen. Pas in het geval van een hoog risicoprofiel wordt de juridische afdeling geïnformeerd en betrokken. Mocht het nodig zijn, dan kan de betreffende bedrijfsjurist direct schakelen met de advocaat voor verdere specialistische ondersteuning. Door het slim automatiseren van de workflows en aanbieden van contractsjablonen wordt de juridische afdeling beduidend minder belast. In deze case loopt nu nog maar 20% van de contracten via de juridische afdeling . Dit zorgt voor een lagere workload en beter imago van de juridische afdeling en een versneld inkoopproces.

Kortom, selfservice creëert een gezond werkklimaat voor juridische afdelingen. Slim werken vormt hierbij het uitgangspunt en helpt ook bij doorontwikkeling en het nastreven van persoonlijke ambities van bedrijfsjuristen.

Over de auteur

Jeroen Zweers

Jeroen Zweers

Jeroen Zweers is Innovation Director bij Kennedy van der Laan, een Top 15 advocatenkantoor gevestigd in Amsterdam. Samen met zijn team van Legaltech consultants en advocaten ondersteunt hij General Counsel met een eigentijdse combinatie: juridische expertise gebundeld met technologie.