Op 12 november organiseerde GCN in de Amsterdamse studio van Kennedy Van der Laan een hybride General Counsel NL Denktank Legal Technology & Operations. Online konden de deelnemers interactief reageren, via de chat en in een poll. Dit keer deelden we in kleinere break out sessies actuele kennis over de operationele inzet van legal technologie en over de manier waarop General Counsel door service providers ‘ontzorgt’ willen worden. Wat werkt en wat werkt niet?

Douwe Groenevelt, Deputy General Counsel van ASML, vertelde ons meer over de implementatie van Legal Operations binnen ASML en Joost Linnemann, CEO van KVdL, was heel open over een aantal harde praktijklessen die zij als service provider hebben geleerd op het gebied van legal tech. Jelle van Veenen, Innovation Manager van KVdL, deelde tenslotte een aantal actuele door legal technologie gefaciliteerde voorbeelden ter inspiratie.

Kleine stappen, Ups & Downs:
Hoe ASML Legal Operations implementeerde
Douwe schetste ASML’s Legal Ops journey van de afgelopen jaren. Naast een fulltime Legal Ops functionaris spendeert Douwe zelf ook 30% van zijn tijd aan legal operations binnen ASML. Als ervaringsdeskundige adviseert Douwe om eerst heel goed na te denken over wat je wilt bereiken en wat de gewenste strategie is en pas als je de positionering helemaal helder hebt na te denken over de tooling die je daarvoor nodig hebt. Na het maken van een Priority Matrix – via de ICE methode- en een Legal Ops Roadmap is men bij ASML op een gegeven moment gewoon gestart, met vallen en opstaan. Ook zij hebben aanvankelijk een aantal verkeerde keuzes gemaakt, maar uit ervaring nu blijkt: kleine stappen = sneller thuis.

Tijdgebrek en standaard software
Douwe adviseert om zoveel mogelijk te experimenteren met kleine projecten, en daarbij gebruik te maken van standaard software oplossingen (MS Office 365, Excel en SharePoint). Deze oplossingen kun je gebruiken om je processen scherp te krijgen zodat je een goede basis hebt voordat je third party technology gaat uitrollen. ASML heeft inmiddels meerdere grote projecten rondom matter management, contract lifecycle management en een chatbotx geïmplementeerd, maar begon daarbij altijd met zelf gecreëerde, simpele oplossingen.

Uit de poll kwam naar voren dat de meeste GC niet genoeg tijd hebben voor het uitrollen van een legal tech & operations strategie. Douwe adviseert om toch te proberen in de jaarplanning elke maand een middag te reserveren voor legal ops projecten, met een groot deel van het team. Zo ontwikkel je met je legal team je eigen legal tech & ops kennis en kan je betere afwegingen maken.

Douwe gaf tenslotte nog enkele praktische voorbeelden (zie ook de presentatieslides hieronder):

  • Legal Matter Intake: Sharepoint biedt heel veel mogelijkheden om mee te starten.
  • Self Service: ASML werkt nu met een Chatbot die de meest gestelde, eenvoudige vragen kan beantwoorden, gebaseerd op Microsoft Azure. Maar begin gewoon op basis van goede FAQ’s. Goede interne marketing – bvb via Teams of vermelding in de auto-signature – is belangrijk.
  • Management Data: Uiteindelijk wil je natuurlijk graag een geautomatiseerd matter management dashboard. Maar je kunt beginnen door simpelweg handmatig allerlei zaken te inventariseren. Zoals in de Outlook calendar tellen welke meetings je allemaal hebt gehad: geeft een heel aardig stakeholder management overview.

Ervaring van een early adopter
Kennedy Van der Laan staat bekend als een innovatief advocatenkantoor en was een early adopter als het gaat om het gebruik van legal tech. Zij hebben een aantal harde  praktijklessen geleerd op dat gebied. Joost Linnemann is daar heel open over en geeft aan dat hun oorspronkelijke strategie van legal tech service verlening richting cliënten niet heeft gewerkt.

Het idee was om via een aparte legal tech rechtspersoon cliënten te ondersteunen bij legal tech & ops oplossingen. De markt was daar echter nog niet klaar voor – naast het feit dat er nog onvoldoende kennis bij cliënten was, was er vaak geen apart legal tech IT budget en duurde het veel langer dan verwacht om met cliënten tot een efficiënte samenwerking te komen. Ook de plaatselijke Orde van Advocaten vond het niet zo’n goed idee uiteindelijk.

De bakens zijn vervolgens verzet en men richt zich nu veel meer op het ontzorgen van cliënten via efficiëntere door technologie gedreven advocatuurlijke oplossingen. Jelle geeft tenslotte drie praktische voorbeelden van die herijkte dienstverlening: (1) Slimmer beslissen: Datalek Quickscan, (2) Documenten on Demand: opstellen van documenten die veel voorkomen zoals een Aannemingsovereenkomst en (3) Helder communiceren: Legal Design.

We eindigen de middag met een online borrel vergezeld door de klanken van DJ Kitty – Dank aan alle deelnemers voor hun input en aan alle mensen achter de schermen om deze online sessie mogelijk te maken.

We delen hierbij graag de presentatie met jullie – we vragen jullie om deze vertrouwelijk te behandelen en niet te delen met derden. Dank je wel.