De term eDiscovery mag dan in Nederland minder gangbaar zijn dan in de Verenigde Staten, het proces eDiscovery vormt ook hier de kern van elk grootschalig internationaal, mededingings, -, compliance- of fraude onderzoek. eDiscovery is een proces – meestal naar aanleiding van een juridisch geschil – waarbij in korte tijd enorme hoeveelheden informatie doorzocht, gestructureerd en gepresenteerd moeten worden. Dit dient te worden gedaan op verantwoorde en transparante wijze zodat alle betrokken partijen de resultaten van dat onderzoek kunnen gebruiken.

eDiscovery kent vele vormen

Bij mededingings-, compliance-, fraude- en strafrechtelijke onderzoeken eDiscovery zich grotendeels richten op het doorzoeken van in beslag genomen documenten, computers, internet en email. Het gaat hierbij vaak om het achterhalen van complexe (verborgen) transacties en codewoorden die worden gebruikt om frauduleuze acties te verbergen. Met de juiste eDiscovery technologie wordt relevante informatie sneller gevonden en kan deze sneller en beter worden verwerkt met minder mensen. Hierdoor kunnen General Counsel problemen oplossen voordat ze naar buiten komen.

Bescherming van persoonsgegevens met eDiscovery

Uit recente onderzoeken in opdracht van ZyLAB, blijkt dat een ruime meerderheid van de Nederlanders (82%) vindt dat bedrijven meer moeten doen om persoonlijke gegevens van klanten te beveiligen. Een kwart van de ondervraagde Nederlanders zegt op te stappen als klant bij vermoeden van onzorgvuldig handelen met hun persoonlijke gegevens. Voor de ondervraagde beslissers op juridische afdelingen van Nederlandse bedrijven staat de bescherming van persoonsgegevens bovenaan de prioriteitenlijst.

De proactieve inzet van eDiscovery technologie kan hierbij helpen. Want of het nu gaat om de bescherming van persoonsgegevens, bedrijfsgeheimen, intellectueel eigendom of andere gevoelige data; alles begint met de identificatie en lokalisatie van informatie die bewaard, beschermd, beveiligd of vernietigd moet worden.

Grensoverschrijdende geschillen

Tot zover eDiscovery in z’n algemene vorm. De allerbelangrijkste reden om als General Counsel goed op de hoogte te zijn van de eDiscovery beginselen, is de zeer reële mogelijkheid om verwikkeld te raken in complexe rechtszaken die nationale grenzen overschrijden.

De FCPA is van toepassing op ieder Nederlands bedrijf dat op enige manier handelt met of vanuit de Verenigde Staten. In 2013 ging het in meer dan de helft van de FCPA-gevallen om niet-Amerikaanse bedrijven en moest ook een Nederlandse multinational ettelijke miljoenen aan boetes betalen. Reden genoeg dus voor Nederlandse bedrijven om zich te verdiepen in deze FCPA.

Praktische eDiscovery tips voor de General Counsel

Wanneer een Europese organisatie in een civiele of strafrechtelijke zaak tegenover een Amerikaans bedrijf of overheidsinstantie staat, moet zij kunnen voldoen aan de Amerikaanse regels en standaarden.

Door de juiste technologie te gebruiken, kunnen General Counsels ook bij internationale of Amerikaanse rechtszaken, de controle over de data en daarmee over de kosten en risico’s behouden. Een aantal praktische tips:

  • Zorg voor effectief en duidelijk geformuleerd compliance programma en -procedures ter voorkoming en bestrijding van corruptie.
  • Voer regelmatig risicoanalyses uit ter toetsing en verbetering van die programma’s en procedures.
  • Hanteer in geval van eDiscovery gebruik beproefde en verdedigbare methodologieën en technologie om data te vinden die beschermd is of privé gegevens bevat.
  • Gebruik technologieën zoals “machine assisted review”. Dit is een op statistische modellen en machine learning gebaseerde techniek waarbij de computer documenten rangschikt op relevantie om het doorzoeken en beoordelen van enorme hoeveelheden documenten drastisch te versnellen. Willekeurige steekproeven zorgen voor de juridische verdediging van de geautomatiseerde processen.

Over de auteur:

Zylab KleinZyLAB is een van de weinige Nederlandse softwarebedrijven met meer dan 30 jaar ervaring in eDiscovery en informatiemanagement en heeft zich bewezen in talrijke grootschalige corporate en strafrechtelijke zaken over de hele wereld.

Verder lezen over eDiscovery?

Op de ZyLab website vindt u diverse whitepapers en webinars met meer praktische tips: www.zylab.com/nl/documentatie.aspx