GCN-Atos-Sept-BR-28-X2De GCN Themamiddag over de Rol van de General Counsel bij Compliance en Fraude/Corruptie afgelopen donderdag 19 september bij Atos in Utrecht was een bijzonder groot succes. Dat was vooral te danken aan de vele General Counsel die veel kennis over het thema deelden met elkaar en de deskundige panelleden.

Na een korte introductie door Petra van Hilst en Michiel van Straaten van GCN startte de bijeenkomst. Onze gastheer Bart Aten van Atos (8 miljard euro omzet en 130 juristen wereldwijd) vertelde de aanwezigen meer over zijn verantwoordelijkheden en uitdagingen als VP General Counsel voor Atos Benelux en Scandinavië op deze alweer 3de GCN Themabijeenkomst dit jaar.

Wij danken Bart voor zijn gastvrijheid op deze schitterende locatie.

De middag bestond uit een gevarieerd programma waarin verschillende externe inleiders vanuit hun specifieke expertise ingingen op de voor de volgende 3 fases meest geëigende benaderingswijze:

  1. Preventie (Opzet/Strategie&Beleid)
  2. Detectie (Management) en
  3. Respons (Damage Control)

Samen met het panel van deskundigen, GCs en experts, en de deelnemers in de zaal werden kennis en ervaringen over Compliance en Fraude en Corruptie met elkaar gedeeld.

INLEIDING

sylvie sml

Sylvie Bleker van Eyk, Chief Compliance & Risk Officer bij Ballast Nedam en Program Director Post Graduate Compliance & Integrity Management aan de VU in Amsterdam en een van de weinige juristen die als Chief Compliance Officer in de Raad van Bestuur zit van een grote Nederlandse corporate, leidde het dag thema kort in met de duidelijke boodschap:

Elk bedrijf/organisatie moet aan compliance doen wil zij integer kunnen functioneren.

Compliance is synoniem voor GEDRAG dat gekanaliseerd moet worden. Compliance zorgt ervoor dat aan de voorkant de sluizen dichtzitten zodat je – als er iets fout gaat – preventief te werk kan gaan.

Ook sprak Sylvie over de verschillende functies die Legal en Compliance vervullen. Compliance en Legal moet je zien als een twee-eiige tweeling: nauw verwant maar niet hetzelfde. Compliance werkt samen met bvb internal control, ICT en Legal. Legal zorgt er onder andere voor dat de juiste policies  worden opgesteld en op een goede manier in de organisatie worden geïmplementeerd.

Ook ging Sylvie in op de rol van toezichthouders en de sancties die er vanuit Anglo-Saksische landen zijn te verwachten. Amerikaanse autoriteiten vervolgen steeds sneller daadwerkelijk ook bedrijven in Nederland en ieder dient volledige medewerking te geven aan alles wat men vraagt. Bedrijven die bijvoorbeeld export vergunningen niet op orde hebben kunnen serieuze problemen cq sancties verwachten.

Sylvie wees verder op de grote risico’s van Cloud computing: al snel is er een link met de US op basis waarvan Amerikaanse instanties extraterritoriale rechtsmacht claimen.

FASE 1 – PREVENTIE (OPZET/STRATEGY/BELEID)

Ep Hannema GCNEp Hannema, partner bij Norton Rose Fulbright in Amsterdam,  ging vervolgens in op het huidige juridische framework als ook op een aantal specifieke risico’s.

Hij gaf veel voorbeelden over risico’s in bepaalde landen en industrieën. Meer in het bijzonder ook voor de General Counsel/Compliance Officer. Ook werd ingegaan op de voor- en nadelen van een “dual- of triple role” die een GC vaak vervult bij een onderneming.

Tenslotte werden er tips gegeven die de positie van de GC/Compliance Officer wellicht kunnen verstevigen binnen zijn/haar onderneming. Ep belichtte ook een aantal trends en ontwikkelingen in de ons omringende landen (Duitsland, Engeland en Frankrijk maar ook de VS) die interessant zijn voor de rol en de inhoud van de functie van de GC in Nederland.

Neil O’May, de Londense collega van Ep Hannema, belicht in een separate video enkele actuele globale vervolgingstrends ten aanzien van corruptie en fraude. Bekijk de video hier.

 

FASE 2 – DETECTIE (MANAGEMENT)

GCN-Atos-Sept-BR-77-2780541563-OAnne-Aymone Mei, Senior Manager Forensic & Integrity bij KPMG Advisory,  stelde vervolgens dat het hebben van een robuust complianceprogramma dat voldoet aan de elementen zoals neergelegd in de ‘guidance’ bij de UKBA en de FCPA, een belangrijke stap is om corruptierisico’s te beheersen, te detecteren en passend op te volgen.

Als gevolg van de toenemende complexiteit en extraterritoriale werking van wetgeving op het gebied van de bestrijding van fraude, omkoping en corruptie neemt de inhoud van de rol en het takenpakket van de General Counsel / Compliance Officer toe. Een compliance programma kan fungeren als een verdedigingsmiddel voor een organisatie die kan aantonen dat redelijkerwijs alles is gedaan om omkoping te voorkomen.

Een volgende, belangrijke stap om het risico van corruptie te verkleinen, is het bewerkstelligen van een organisatiecultuur die ongewenst gedrag ontmoedigt, gewenst gedrag bevordert en de hard-controls versterkt.

Organisaties doen er verstandig aan om naast het implementeren van de six principles of de ten hallmarks, tevens de organisatiecultuur te versterken door middel van een juiste balans tussen hard- en soft-controls, zodat medewerkers daadwerkelijk het gewenste gedrag vertonen en corruptie-incidenten tot het verleden gaan behoren.

Het optimaliseren van het stelsel van hard- en soft-controls, waarbij acht soft-controls voldoende aandacht krijgen en actief worden betrokken in een cultuurprogramma, zorgt volgens Anne-Aymone voor de meest adequate beheersing van het risico op corruptie. Door de correlatie tussen een formeel compliance programma en een ethische cultuur zullen beide elkaar versterken en wordt met het implementeren van zowel een formeel compliance programma als een cultuur programma maximaal effect bereikt.

FASE 3 – RESPONSE (DAMAGE CONTROL BIJ INCIDENTEN)

Kees van de Meent GCNKees van de Meent, managing partner bij Höcker Advocaten, belichtte met name één onderdeel van de zogenaamde response fase, te weten het terughalen van vermogensbestanddelen voor de onderneming die slachtoffer is geworden van fraude. Het gaat dan meer concreet om het terughalen van vermogensbestanddelen of het weten te incasseren van vorderingen tot vergoeding van schade. In het Engels beter bekend onder de termen asset recovery en value recovery.

Bij fraude gaat het om het verhullen van vermogen. In dat verband helpt het voor de fraudeur om de landsgrenzen over te gaan, zeker nu dat eenvoudig gaat in onze digitale wereld.

Bij asset of value recovery is het van het grootste belang om zo snel mogelijk over relevante informatie te kunnen beschikken. De ervaring leert dat de eerste 48 uur bepalend zijn voor het succesvol terughalen van activa. In dit tijdsbestek dient men te bepalen wat er precies is gebeurd met de activa.

Kees van de Meent deelde daarbij zijn specialistische kennis over een aantal in common law landen ontwikkelde leerstukken om de relevante informatie te kunnen vergaren. Deze leerstukken zijn ook essentieel om op een adequate wijze een strategie te bepalen om in internationaal verband tot asset of value recovery te kunnen komen. Zo kan je common law leerstukken tot het vergaren van bewijs ook gebruiken om vermogen terug te krijgen. Uit navraag bleek dat slechts enkele GC een handboek hebben klaarliggen voor het geval er sprake is van fraude en meer specifiek het ontvreemden van vermogen.

 

MARIEKE EN MARJA LACHENDE GCS3 SYLVIE JOOSE ZAAL VRAAG ZAAL GCS2 BREED ZAAL GCN PANEL ZAAL GCS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Enkele conclusies van de GCN Themamiddag:

    1. Compliance is “here to stay”: het is een enorm belangrijk aspect geworden om succesvol zaken te kunnen blijven doen;
    2. Twee-eiige Tweeling: Legal en Compliance hebben verschillende functies, ze zijn nauw verwant maar niet hetzelfde;
    3. De correlatie tussen een formeel compliance programma en een ethische cultuur: zorgt ervoor dat er maximaal effect wordt geressorteerd ten aanzien van de bestrijding van fraude en corruptie in een organisatie.
    4. Rol van de  General Counsel: General Counsel moeten er voor zorgen dat zij alleen verantwoordelijkheid voor Compliance gaan dragen als hieromtrent glasheldere afspraken zijn gemaakt met de Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen.
    5. Verantwoordelijkheid Raad van Bestuur: De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het integer handelen van een organisatie, niet de General Counsel of de Compliance Officer.
    6. Fraude handboek:  Het opstellen van een handboek voor gevallen van fraude waaronder het terughalen van vermogen zorgt ervoor dat je sneller en daardoor effectiever kunt reageren.

De middag werd afgesloten met de steeds zeer gewaardeerde GCN Round Table Sessies waarin de GC zijn/haar “peers” in korte tijd persoonlijk leert kennen en kennis kan delen.

petraGCN dankt alle inleiders voor hun bijdragen en expertise en de panelleden: Mariëlle van de Weijenberg (Directeur Juridische Zaken en Verzekeringen bij Heijmans N.V.), Joost Wiebenga (Chief Ethics/Compliance Counsel & Deputy General Counsel EMEA bij Tyco) en Bart Aten in het bijzonder voor hun inspirerende praktijkvoorbeelden op het thema vanuit het oogpunt van de praktiserende General Counsel.

 

 

 

De presentaties van de GCN Themamiddag zijn op de website van GCN – in de members-only Diamond Box- te downloaden.

Hieronder treft u nog meer relevante content inzake het GCN Thema: Compliance en Fraude/Corruptie:

  1. Boek: ondernemen zonder corruptie
  2. Corruptie voorkomen, opsporen en afhandelen: een juiste balans tussen hard-controls en soft-controls
  3. Norton Rose Fulbright – Global business ethics and anti-corruption
  4. Welke lessen kunnen wij leren uit de Imtech affaire: FD Imtech
  5. Norton Rose Fulbright – (Due dilligence) Fraud/Corruption checklist
  6. Norton Rose Fulbright – Practical problems & case studies

 

DICK MICHIEL VS BART BAR ROUND TABLES 1 LACHENDE GC LACHENDE BAS MARJA EN MVS LACHENDE WANDA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

NB De eerstkomende GCN Themabijeenkomst is op 12 december 2013 en gaat over Legal Project Management. Onze host is Malinda Miener, General Counsel van TNO in Delft. U kunt zich hier inschrijven voor deze komende GCN Themabijeenkomst.