Procederen over een geschil kan kostbaar zijn, mede door de hoeveelheid documenten die moet worden beoordeeld. Data review software en een duidelijk data review beleid tussen advocaat en general counsel bevordert efficiëntie en kostenbesparing.
Procederen kan een kostbare aangelegenheid zijn. Een van de aspecten die kosten opdrijft, is het verzamelen, bestuderen en wegen van de beschikbare informatie over het geschil. Dat geschil bevindt zich vaak niet enkel binnen de four corners van een overeenkomst, maar ziet op handelen van partijen, communicatie en de paper trail die daarbij komt kijken. De vraag van een advocaat om ‘alle relevante stukken en communicatie te sturen’ komt vaak voor, maar is eigenlijk weinig behulpzaam. Want voor de GC doemen vervolgens twee nieuwe problemen op: (i) wanneer heb je ‘alle’ stukken aangeleverd en is de data set compleet en (ii) wat is überhaupt ‘relevant’ voor de beoordeling? Data review software en een duidelijk data review beleid kunnen advocaat en GC daarbij ondersteunen.
Complete data set
Het is een fictie dat als een geschil zich voordoet, alle daartoe relevante informatie zich op een centraal punt bevindt. Vaak zal een GC zich moeten verhouden tot verschillende betrokkenen en de informatie uit allerlei bronnen moeten halen. Of dat alle data betreffen, blijft ongewis en wat het afnemend grensnut van het verzamelen is, ook. Te meer, nu hoe meer data worden verzameld, hoe meer data moeten worden bestudeerd, wat kosten met zich meebrengt.
Data review software, nu vaak nog enkel ingezet voor due diligence onderzoeken of forensische analyses, kan behulpzaam zijn. Het stelt gebruikers in staat om data sets, zoals email inboxen of andere mappen, in zijn geheel te uploaden. Vervolgens kan de software de data zelf al filteren en ontdoen van irrelevante, dubbele of vertrouwelijke documenten. Dit biedt de mogelijkheid om grote hoeveelheden documenten efficiënt te filteren en terug te brengen tot een kleinere set aan documenten, die vervolgens handmatig kunnen worden bestudeerd.
Relevante data set
Maar zelfs met een beperktere dataset is, zonder ieder document handmatig te bekijken, moeilijk vast te stellen of het relevant is voor het geschil. Ook daar biedt de huidige review software enige uitkomst. Datasets kunnen worden gesorteerd op tijdvlakken, ontvangers en zenders, en onderwerp. Ook kunnen de meeste softwaretools visuele weergaven geven van, bijvoorbeeld, communicatie over een tijdvak. Sommige software kan zelfs al, na enige handmatige training, een suggestie geven voor relevante en minder relevante stukken. Met deze functionaliteit wordt de hoeveelheid stukken wederom ingeperkt, en worden advocaten soms gewezen op stukken die mogelijk anders over het hoofd worden gezien. Een advocaat bekijkt daardoor uiteindelijk minder stukken om vast te stellen of specifieke datasets relevant zijn.
Data review beleid
Het is essentieel voor efficiënt gebruik van data review software dat de GC en advocaat een data review beleid overeenkomen. Specifiek wordt gekeken naar vragen als: wat wordt wel bekeken, wat niet? Welke zoektermen gaan we gebruiken, en welke tijdvakken laten we vooralsnog buiten beschouwing? In hoeverre vinden sanity checks plaats op door software gesuggereerde zoekresultaten, en wie doet dat?
Ondersteunende functie
Software heeft dus een ondersteunende rol in feitelijk complexe geschillen, maar het is nog geen wondermiddel. Wat kan de meeste software nog niet kan, is het daadwerkelijk begrijpen van de informatie. Een voorbeeld: Software kan bij een email de zogenaamde gestructureerde tekst, zoals verzender en ontvanger, datum en onderwerp herkennen en categoriseren. Het lichaam van de email is echter ongestructureerde tekst. De meeste review softwareprogramma’s kunnen (nog) niet de bedoeling en connotatie van woorden begrijpen. Daardoor kan een software tool je dus wel vertellen dat er een email is waarin wordt gesproken over ‘een geschil’, maar niet of de strekking van die email was dat er juist wel, of juist geen geschil was. Totdat software ook die functionaliteit kan overnemen, de menselijke beoordeling, blijft het vooral een nuttig hulpmiddel.
