Een aantal maanden geleden schreef Bas Boris Visser, finance partner en Global Head of Innovation and Business Change bij Clifford Chance, in deze nieuwsbrief over innovatie. Een van de punten die werd aangestipt was een nieuwe vorm van dienstverlening waarbij wij juridische documenten van cliënten automatiseren. Wij gaan hieronder verder in op deze dienstverlening die wij aanbieden onder de naam Clifford Chance Dr@ft.
Wat is Clifford Chance Dr@ft?
Clifford Chance Dr@ft maakt gebruik van software waarbij een advocaat een brondocument (standaarddocument) automatiseert door middel van het invoegen van speciale codes. Deze codes zijn gekoppeld aan vragen in een online vragenlijst. De vragenlijst draait op een server in een beveiligde private cloud. De cliënt heeft alleen toegang tot het internet nodig en hoeft zelf geen software te installeren. Gebruikers van Clifford Chance Dr@ft loggen in via de beveiligde cloud en vullen de vragenlijst in. Clifford Chance Dr@ft genereert vervolgens op basis van de antwoorden een op maat gemaakt eerste concept van het betreffende document. Het is ook mogelijk een set gelieerde documenten tegelijkertijd te genereren.
Deze documenten kunnen vervolgens worden gedownload en opgeslagen voor verdere bewerking. De antwoorden zelf kunnen ook worden opgeslagen voor verder gebruik. Zo kunnen bijvoorbeeld de antwoorden voor een term sheet opnieuw worden gebruikt in een later stadium voor het opstellen van een kredietovereenkomst of voor het opstellen van een wijzigingsovereenkomst.
Welke documenten lenen zich voor automatisering?
In beginsel kan ieder standaarddocument in Word worden geautomatiseerd maar dat betekent niet dat automatisering ook zinvol is. Een geschikt standaarddocument wordt met een zekere regelmaat gebruikt (bepaald volume) en bevat een bepaald aantal tekstvarianten. Deze criteria beïnvloeden elkaar. Zo kan een document dat niet heel vaak wordt gebruikt maar dat wel veel varianten kent (bijvoorbeeld een kredietovereenkomst) toch geschikt zijn voor automatisering omdat de tijdsbesparing – waarover hieronder meer – bij een dergelijk document iedere keer substantieel is. Naast financieringsdocumentatie zijn ook bijvoorbeeld NDA’s, koopovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten en documenten met betrekking tot corporate housekeeping meestal geschikt om te automatiseren.
Wat zijn de voordelen van Clifford Chance Dr@ft?
Allereerst een enorme tijdsbesparing, tot 75% per document of zelfs meer omdat we proberen om zoveel mogelijk gerelateerde documenten in één vragenlijst te combineren. Daardoor hoeft de cliënt bepaalde gegevens met betrekking tot een transactie, zoals namen en bedragen, maar één keer in te voeren voor de verschillende documenten die worden gegenereerd. Die tijdbesparing leidt tot een aanzienlijke kostenbesparing ten aanzien van interne documentatieprocessen.
Daarnaast wordt een hoger niveau van kwaliteit en consistentie bereikt en daarmee minder ruimte voor menselijke fouten. Wij gebruiken onze juridische kennis en ervaring om vangnetten in de vragenlijst in te bouwen (embedded legal knowledge). Naast een vermindering van menselijke fouten stellen de door ons ingebouwde controlemechanismen de cliënt in staat om documenten door personen te laten opstellen die weinig of geen ervaring hebben met het handmatig opstellen van de betreffende documenten. De ingebouwde checks and balances maken het zelfs mogelijk intern eerste concepten van documenten op te stellen die voorheen door advocaten werden opgesteld. Het is ook mogelijk workflow processen in te bouwen waarbij na het opstellen van het document automatisch een goedkeuringsprocedure binnen de organisatie wordt gestart. Met één van onze cliënten onderzoeken we bijvoorbeeld in een pilot de mogelijkheid om een aanzienlijke kostenbesparing te realiseren door eerste concepten van documenten die tot nog toe door Clifford Chance werden opgesteld, intern door die cliënt te laten opstellen met behulp van Clifford Chance Dr@ft, waarna automatisch het document ter goedkeuring aan een vast contact binnen Clifford Chance wordt voorgelegd.
Tot slot, waarom wordt het automatiseren bij Clifford Chance eigenlijk door advocaten gedaan?
Het woord ‘automatiseren’ klinkt inderdaad niet direct als een klassieke werkzaamheid van een advocaat. Hoewel we gebruik maken van bestaande software dient het proces van automatiseren toch niet te worden verward met IT-werk. Het kan eerder worden gezien als het ontwikkelen van algoritmes en juridische beslisbomen. Uiteindelijk verlenen we daarmee gewoon een juridische dienst. Maar door de automatisering zelf te verzorgen zijn we in staat om onze cliënten een ‘one stop shop’ te verschaffen. De cliënt heeft letterlijk één contactpersoon voor zowel technische als juridische vragen. Daarnaast stelt de combinatie van onze juridische kennis en ervaring en diepgaande beheersing van de software ons in staat om de documenten tot op zeer hoog niveau te automatiseren met inachtneming van alle relevante juridische criteria.
We hechten hierbij een link aan naar een korte video over Clifford Chance Dr@ft waarin een aantal van de hiervoor genoemde elementen wordt geïllustreerd.
Inmiddels hebben meerdere grote Nederlandse (financiële) instellingen een abonnement op Clifford Chance Dr@ft. Bij een aantal grote buitenlandse instellingen start binnenkort een pilot.