Voor veel GC’s is notulering een belangrijk onderdeel van hun werkzaamheden. Bijgevoegde brochure bevat praktische handvaten voor het opstellen van notulen. Duidelijk wordt waarom notulen van groot belang zijn in het kader van mogelijke juridische en fiscale procedures. Ook bevat de brochure een voorbeeldagenda en een lijst met aanbevelingen die gebruikt kunnen worden bij het opstellen van notulen.
Inleiding
Het deugdelijk notuleren van vergaderingen is een essentieel onderdeel van een goede bedrijfsvoering. Daarenboven hebben notulen in tal van (juridische en fiscale) situaties bewijskracht.
Niet verplicht, sterk aanbevolen
Ondanks het ontbreken van een wettelijke (en soms ook statutaire) verplichting, is het opstellen van notulen sterk aan te raden. Met name vanwege de belangrijke rol die notulen kunnen spelen als bewijsmiddel in juridische procedures.
Bewijskracht notulen
Notulen kunnen een belangrijke rol spelen als bewijsmiddel in juridische procedures zoals in aansprakelijkheidsprocedures tegen bestuurders en commissarissen, enquêteprocedures en faillissementsonderzoeken van Curatoren, alsmede in fiscale procedures (bijvoorbeeld over de vaststelling van de vestigingsplaats van een entiteit).
Waarom notulen vaststellen?
Zelfs als vaststelling van de notulen niet statutair verplicht is, is het aan te raden de notulen vast te stellen tijdens de daaropvolgende vergadering .Vaststelling van de notulen kan namelijk van invloed zijn op de bewijskracht ervan. E.e.a. toont aan dat de aanwezigen akkoord zijn met de weergave van de vergadering. Wie later beweert dat ter vergadering meer of iets anders is behandeld dan uit de vastgestelde notulen blijkt, heeft een zware taak om de inhoud van de vastgestelde notulen te weerleggen.
Best Practices
Wat moet worden opgenomen in notulen en wat kan er beter achterwege worden gelaten? De brochure geeft u praktische tips voor het opstellen van notulen. Een paar voorbeelden:
- geef duidelijk de belangenafweging weer die heeft plaatsgevonden en benoem daarbij, indien van toepassing, de verschillende scenario’s (inclusief worst case ) die overwogen zijn;
- neem desgewenst dissenting opinions op in de notulen. Dit toont duidelijk aan dat er een weloverwogen discussie heeft plaatsgevonden. Let er hierbij wel op dat er geen uitgebreide betogen op papier komen;
- controleer het bestaan van tegenstrijdige belangen, benoem deze en noem expliciet wie in verband met tegenstrijdig belang niet heeft deelgenomen aan de besluitvorming;
- beschrijf de belastingpositie van de vennootschap en de te nemen acties, bijvoorbeeld de status van belastingaangiften en belastingaanslagen en van in te dienen verzoekschriften en bezwaarschriften;
- voor vennootschappen waarvoor “substance” van belang is, hecht kopieën van reisbescheiden (e.g. boarding pass) van buitenlandse bestuurders die de vergadering fysiek in Nederland bijwonen aan als bijlage bij de notulen;
- schakel tijdig deskundige bijstand in en leg de uitkomst hiervan (bijvoorbeeld conclusie van ingewonnen advies) vast. Hierbij verdient opmerking dat van de RvC; en
- probeer eigen meningen of interpretaties te vermijden en houd de schrijfstijl objectief. Leg eventuele gebruikte vaktermen uit om latere discussie te voorkomen.