Steeds vaker zien wij dat de General Counsel een rol speelt bij Governance, Risk Management en Compliance (GRC). De General Counsel analyseert en beoordeelt bestaande en voorgenomen wet- en regelgeving om risico’s voor het bedrijf te duiden en te beoordelen of de bestaande beheersmaatregelen nog afdoende zijn. De General Counsel heeft daarmee een belangrijke rol bij het identificeren van verbeterpunten in GRC.
Veelal beperkt deze analyse zich tot de formele organisatie. Met de formele organisatie wordt bedoeld de structuur, de inrichting van de organisatie en de formele aansturing en verantwoordelijkheden. Maar ook de beheersmaatregelen en hoe verantwoording wordt afgelegd en toezicht wordt gehouden.
De cultuur van de organisatie is belangrijk om risico’s op niet-integer gedrag te beperken en gewenst gedrag te stimuleren. Consistentie in structuur en cultuur werkt versterkend. Voor het adequaat beheersen van risico’s is de organisatiecultuur belangrijk. De organisatiecultuur wordt vaak aangeduid als het fundament op basis waarvan regels, procedures en protocollen worden nageleefd. Cultuur is dus een belangrijk onderdeel van de gehele beheersingsomgeving. Een goed evenwicht tussen structuur, regels en cultuur is van wezenlijk belang. De cultuur van een organisatie is belangrijk voor een effectieve beheersing, omdat zij mede het integriteitsbewustzijn versterkt.
Hieronder mogelijke voorbeelden die kunnen helpen de cultuur te verbeteren.
Uniformiteit in cultuur
Streef één cultuur na. Binnen een internationale organisatie of zelfs binnen diverse activiteiten kan de bedrijfscultuur verschillen. Van één uniforme cultuur is dan ook geen sprake zijn. Maar er dient wel aandacht te bestaan voor het – zo veel als mogelijk – uniformeren van de cultuur en een consistente boodschap uit te dragen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- Uniformiteit in kernwaarden
- Eén ‘Code of Ethics’ en Gedragscode
- Eén heldere boodschap tijdens interne trainingen
Voor internationale organisaties en organisaties met sterk gediversifieerde activiteiten kan de uniformiteit in cultuur worden nagestreefd door bijvoorbeeld te bepalen welke aspecten:
- in elke gedragscode opgenomen dienen te worden
- desgewenst toegespitst mogen worden op lokale situaties
- facultatief zijn
Slim omgaan met ‘regel’woud
Binnen organisaties bestaat vaak een enorme veelheid aan regels. Hierdoor is het voor medewerkers soms niet mogelijk alle regels te kennen, laat staan goed toe te passen. Maar ook als regels wel bij medewerkers bekend zijn, is het niet vanzelfsprekend dat men weet wat men (niet) moet doen. De organisatie dient helder te maken van welke regels absoluut niet afgeweken mag worden (zero tolerance). Op deze regels dient strak gehandhaafd te worden, via een controlerende benadering. Voor andere regels kan het beter werken dat wordt gediscussieerd over hoe in specifieke situaties gehandeld wordt. Een centrale vraagbaak kan behulpzaam zijn. Hierbij verdient een stimulerende benadering de voorkeur.
Verbeteren toepassing van regels
Verder is het belangrijk om duidelijkheid te scheppen in hoe regels toe te passen. Dit kan door meer aandacht te besteden aan training en het stimuleren van goed voorbeeldgedrag. Training- en discussiesessies verbeteren zowel de bekendheid met regels als de praktische toepassing van deze regels.