Naar aanleiding van de wereldwijde uitbraak van het coronavirus is een wetsvoorstel gemaakt Tijdelijke wet COVID-19 Justitie & Veiligheid (de Tijdelijke Wet) om ervoor te zorgen dat rechtspersonen onder deze uitzonderlijke omstandigheden zoveel als mogelijk normaal kunnen blijven functioneren

Tijdelijke Wet
De overheid heeft verschillende maatregelen genomen om de snelle verspreiding van het corona virus te beperken. Een van die maatregelen is dat bijeenkomsten van 100 personen of meer niet meer zijn toegestaan. Dit brengt problemen voor vennootschappen die nu juist in deze tijd van het jaar hun jaarvergadering willen organiseren. Statuten bevatten lang niet altijd de mogelijkheid om elektronisch te stemmen en geheel elektronisch vergaderen was tot nu toe niet mogelijk. Het uitstellen van besluitvorming over bijvoorbeeld het vaststellen van de jaarrekening en bestemmen van dividend, de herbenoeming van en dechargeverlening aan bestuurders en commissarissen etc. is ongewenst.

Om hieraan tegemoet te komen heeft het ministerie een voorstel voor de Tijdelijke Wet opgesteld. Dit voorstel is in rap tempo langs de Raad van State gegaan en vervolgens door de Tweede Kamer en Eerste Kamer aangenomen. De regeling geldt met terugwerkende kracht vanaf 16 maart 2020 en vervalt in beginsel per 1 september 2020.

Algemene Vergadering
Onder het huidige recht is het mogelijk dat de statuten van een BV of NV bepalen dat er elektronisch kan worden gestemd in een algemene vergadering. Er dient evenwel nog steeds een fysieke vergadering te worden gehouden waar aandeelhouders naar keuze mogen verschijnen. Volledig elektronisch vergaderen is onder de huidige wet niet toegestaan. Dat laatste beoogt de Tijdelijke Wet nu tijdelijk mogelijk te maken.

Elektronisch stemmen
De regeling maakt het mogelijk dat, zelfs indien de statuten elektronisch stemmen niet toestaan, het bestuur kan bepalen dat stemmen in de algemene vergadering slechts elektronisch kunnen worden uitgebracht. Hiervoor hoeven de statuten dan niet te worden aangepast.

Voorafgaand stemmen
Het bestuur krijgt ook de bevoegdheid om te bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, gelijkgesteld worden met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht.

Geheel elektronisch vergaderen
Daarnaast bepaalt de Tijdelijke Wet dat het bestuur kan bepalen dat vergadergerechtigden géén toegang hebben tot de algemene vergadering. Hiermee wordt geheel elektronisch vergaderen (tijdelijk) mogelijk. Aan het ontzeggen van toegang tot de algemene vergadering worden twee voorwaarden verbonden: (i) de algemene vergadering moet langs elektronische weg voor vergadergerechtigden te volgen zijn; en (ii) vergadergerechtigden moeten tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.
Uiterlijk tijdens de algemene vergadering moeten deze vragen, al dan niet thematisch, beantwoord worden. De antwoorden op deze vragen moeten tevens op de website geplaatst worden of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt. Daarnaast dient het bestuur zich ervoor in te spannen dat vergadergerechtigden tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen stellen, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd.

Mocht een verbinding tijdens de vergadering niet goed werken of mocht een vergadergerechtigde door andere redenen niet goed deel kunnen nemen aan de vergadering, dan heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van besluiten die tijdens de vergadering genomen worden.

Oproeping voor de algemene vergadering
Als het bestuur gebruik maakt van de bevoegdheid om de algemene vergadering volledig elektronisch te houden, dan moet dit bij de oproeping worden vermeld. Als de oproeping van een algemene vergadering al heeft plaatsgevonden dan kan het bestuur dit tot uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de algemene vergadering kenbaar maken aan vergadergerechtigden op dezelfde wijze als de oproeping. Als de wijze van vergadering na oproeping wijzigt, dan zou de vennootschap vergadergerechtigden die het voornemen hadden om fysiek aanwezig te zijn, zo goed mogelijk moeten faciliteren om langs elektronische weg deel te nemen en te stemmen.

Uitstel algemene vergadering
Het bestuur krijgt ook de bevoegdheid om (i) de termijn voor het houden van een algemene vergadering te verlengen met ten hoogste 4 maanden en (ii) de termijn voor het opstellen van de jaarrekening te verlengen met ten hoogste 5 maanden. Dit maakt het mogelijk dat de algemene vergadering waarin de jaarrekening wordt vastgesteld, wordt uitgesteld, zonder dat daarvoor een besluit van de algemene vergadering nodig is.

Niet tijdig deponeren jaarrekening door coronacrisis
De wet kent een wettelijk bewijsvermoeden voor bestuurdersaansprakelijkheid in faillissement indien de vastgestelde jaarrekening niet tijdig is gedeponeerd. De Tijdelijke Wet bepaalt evenwel dat het niet tijdig deponeren van de jaarrekening als gevolg van een uitstel van een algemene vergadering of door andere oorzaken die het gevolg zijn van het corona virus niet wordt aangemerkt als bewijsvermoeden voor bestuurdersaansprakelijkheid. Het bestuur dient dan wel aan te tonen dat het verzuim van de publicatieplicht te wijten is aan de gevolgen van het corona virus.

Afsluitend
De Tijdelijke Wet is zeer gewenst door de praktijk. De regeling biedt handvatten om de problemen met het houden van – en besluitvorming in – algemene vergaderingen op te lossen. De oproeping en de vergaderhandleiding voor de voorzitter behoeven dit jaar dus mogelijk wat extra aandacht. Voordat het standaard draaiboek algemene vergadering uit de kast wordt getrokken, is het raadzaam om dit met uw notaris af te stemmen. Het is zaak om bij gebruikmaking van de Tijdelijke Wet transparant te communiceren en heldere verwachtingen te scheppen naar de vergadergerechtigden.

Over de auteur:

Hendrik Bennebroek Gravenhorst (notaris) | Lexence
+31 6 12058857
h.gravenhorst@lexence.com
https://www.linkedin.com/in/hendrikbennebroekgravenhorst/