Het beheersen van de kosten voor externe juridische dienstverleners staat al jaren bovenaan het prioriteitenlijstje van de GC. Kijken we naar de budgetverhouding intern-extern, dan verandert er echter weinig. Jan Scholtes en Adam Platt, Senior eDiscovery Analist bij FirstBank vragen zich af waarom niet.
Een snelle blik op een aantal recente studies onder General Counsel laat zien dat het beheersen van de kosten voor externe juridische dienstverleners, opnieuw bovenaan het prioriteitenlijstje staat. Al jaren staat het voornemen om technologie in huis te halen om de kosten te verminderen, controle te vergroten en efficiënter te kunnen werken hoog op de agenda.
Kijken we verder in het onderzoek, dan blijkt dat het percentage van het budget dat intern wordt besteed, slechts heel langzaam toeneemt ten koste van het budget dat wordt betaald aan externe juridische diensten en dan met name aan de externe advocaat. Nog steeds gaat meer dan de helft van het corporate juridische budget de deur uit.
De laatste cijfers van de Association of Corporate Counsel wijken iets af, maar laten eveneens zien dat verhoudingsgewijs een groot deel van het budget naar de externe partijen gaat. Het “ACC Chief Legal Officer 2018 Survey” meldt dat Outside Counsel 36% en andere serviceproviders 8% van het totale budget opstrijken.
Technologie als sleutel tot besparing
In het recente ACEDS-webinar “Reducing Your Legal Fees” bespreken Adam Platt, Senior eDiscovery Analist bij de Amerikaanse FirstBank samen met Jan Scholtes, CSO bij ZyLAB en Mary Mack, Executive Director van ACEDS effectieve alternatieven voor dure juridische diensten.
Adam Platt vertelt hoe ook in zijn zwaar gereguleerde en risicomijdende sector, het zelf aanschaffen van technologie de sleutel vormde tot kostenbesparing en verhoging van de efficiëntie. Om ook andere corporate legal professionals te ondersteunen in dat proces, vertelt hij in het webinar over de afwegingen die hij heeft gemaakt en de stappen die hij heeft genomen om het eDiscovery-proces in huis te halen.
Welke onderdelen haal je in huis?
Je hoeft niet meteen het hele proces in huis te halen. Ieder bedrijf is anders en het is raadzaam om vooraf te bepalen welke eDiscovery-processen het hoogste winstpotentieel hebben als ze in huis worden gehaald.
Wat zijn de consequenties voor de betrokken afdelingen?
Het in huis halen van een eDiscovery-oplossing heeft niet alleen impact op de juridische afdeling. Ook de IT-afdeling wordt erdoor geraakt. Het is daarom belangrijk rekening te houden met hun prioriteiten en vragen. Het integreren van de behoeften van de juridische en IT-afdelingen in één eDiscovery-oplossing vereist een teambenadering.
Daarnaast is het verstandig om te bekijken welke vaardigheden en specifieke kennis nodig zijn om de overgang effectief af te handelen en het eDiscovery in de toekomst te beheren. Bekijk vooraf wat deze zijn en wie in het bedrijf deze al bezit.
Hoe krijg je buy-in van het management?
Om het management te overtuigen dat uw juridische afdeling kosten kan besparen, zijn solide gegevens en onweerlegbaar bewijs vereist. Platt deelt in het webinar de middelen die hij gebruikte om een businesscase op te bouwen om eDiscovery in huis te brengen en bespreekt de belangrijkste factoren die hij aanpakte om een ja te krijgen.
Platt concludeert zijn verhaal door uit te leggen hoe het uiteindelijk resultaat leidde tot een enorme besparing op de kosten voor datacollectie en -verwerking. Hij is nu in staat om snel een eerste inschatting te maken van de complexiteit van een project, de vereiste resources en kan al in de beginfase de beste strategieën voor succes definiëren.
ZyLAB beschikt over nog meer ROI-cases die u kunnen helpen bij opbouwen van uw casus aan de hand van klantvoorbeelden uit de praktijk. Neem contact met ons op, bekijk het webinar of schrijf u in voor de 30-minuten praktijkdemo “Building a Business Case to Bring eDiscovery (SaaS) in House“