Intellectueel eigendom is in de kenniseconomie van groot belang voor de concurrentiepositie van een onderneming. Eigendomsrechten vormen hiermee een van de belangrijkste activa van de hedendaagse onderneming. Technologie kan de General Counsel ondersteunen bij de bescherming van intellectueel eigendom en indien nodig, bij het effectief optreden tegen inbreukmakers.

Tegenwoordig is de waarde van Intellectueel Eigendom (IE) een van de belangrijkste activa van een multinational. Economen schatten dat meer dan twee derde van de waarde van de grote bedrijven in de Verenigde Staten, kan worden herleid tot immateriële eigenschappen.

In veel bedrijven worden bestanden die IE bevatten, echter niet alleen opgeslagen in goed beschermde of gecodeerde opslagplaatsen, maar ook op laptops, computers thuis, Dvd’s, Cd’s of memory sticks en op Cloud locaties zoals BOX.net of persoonlijke e-mail boxen. Daarnaast wordt in het huidige online tijdperk via sociale mediakanalen alles snel en eenvoudig gedeeld. Onbeschermd en onbeheerd staat IE in deze Big Data-collecties en dankzij sociale media, onbedoeld en ongemerkt bloot aan de alom aanwezige risico’s van diefstal en lekkage. De uitdaging voor de juridische professional die verantwoordelijk is voor IE-zaken, is daarmee complexer dan ooit.

IE-geschillen zijn duur

Juridische conflicten zijn altijd kostbaar, maar door de technische complexiteit zijn IE-conflicten vaak de allerduurste. Bij ieder onderzoek moeten grote hoeveelheden (elektronische) data worden verzameld, doorzocht, bekeken op relevantie en gereed worden gemaakt voor “disclosure” aan de tegenpartij. Zo’n onderzoek heet een eDiscovery. eDiscovery kost tijd, geld en verstoort de dagelijkse bedrijfsgang. Bij IE-geschillen gaat het behalve om heel grote hoeveelheden, ook vaak om complexe, technische data in verschillende vormen zoals Excel, PowerPoint’s, PDF’s en een hoop gescande documenten en illustraties.

De inzet van eDiscovery-technologie biedt de General Counsel ondersteuning bij het voorkomen en afhandelen van IE-geschillen.

Voorkoming en opsporing van IE-lekkage en -diefstal

Door het instellen van periodieke risicobeoordelingen kunnen bedrijven de beveiliging van hun informatie en hun intellectuele eigendomen optimaliseren. eDiscovery technologie helpt bedrijven om documenten die belangrijk zijn voor de verdediging van het intellectueel eigendom, zoals bewijzen dat iets echt nieuw is (“prior art”)[1], op te sporen in hun computersystemen.

Door automatisch informatie met intellectueel eigendom te lokaliseren, is het eenvoudig om werknemers te identificeren met een disproportioneel grote hoeveelheid IE op hun persoonlijke drives, e-mail boxen of andere onbeschermde locaties.

De General Counsel kan bijvoorbeeld zelf een database installeren met op ‘best practices’ gebaseerde woorden, patronen, begrippen en regels om al dan niet verkeerd opgeborgen vertrouwelijke documenten of bestanden met IE automatisch te identificeren. Zo kunnen er passende maatregelen worden genomen, voordat er iets gebeurt. Want in het geval van fraude, diefstal van IE, bedrijfsgeheimen of het lekken van gevoelige informatie, heeft preventie altijd de voorkeur boven herstel.

Concurrentievoordeel

In een sterk concurrerende markt of een wanneer een patent gevoelig is voor claims, kan het verstandig zijn om preventief een case op te bouwen waarin de uniekheid van een product of ontwerp wordt vastgelegd. Zo’n preventieve case biedt de basis voor een schikking en geeft in ieder geval een voorsprong, mocht het toch tot een zaak komen.

Doorzoek voor het opbouwen van zo’n preventieve case regelmatig big data, inclusief audio, multimedia en visuele bestanden en maak hierbij gebruik van beschikbare technologie voor de identificatie van afbeeldingen, potentieel intellectueel eigendom, handgeschreven aantekeningen en andere informatie die anders niet automatisch wordt herkend. Bedenk nogmaals dat het in de meeste IE-zaken gaat om technische data. De mogelijkheid om in deze complexe formats te zoeken, is een groot voordeel.

Bespaar kosten en tijd door beperking van het datavolume

Bij de behandeling van een IE-geschil, kan de General Counsel de kosten en lasten verkleinen door het volume van de informatie die nodig is om het geschil op te lossen, proactief te beperken. De kosten en complexiteit in de meeste zaken, worden veroorzaakt door het buitenproportionele volume van de documenten die bij een zaak worden gesleept.

In de Verenigde Staten wordt het fenomeen “buitenproportioneel” steeds vaker verplicht aangepakt. Er zijn nieuwe regels in de maak die het concept van proportionaliteit centraal stellen in het oplossen van alle eDiscovery geschillen. Rechters gebieden de partijen om vooraf tot een overeenkomst te komen, waarin de omvang en de uitvoering van de eDiscovery wordt vastgelegd.

Zo wordt voorkomen dat beide partijen elkaar overstelpen met informatie en zo de rechtsgang onnodig belemmeren. De partij die met de beste technologie om snel en effectief alleen relevante documenten op te sporen en te overhandigen, heeft hiermee een voorsprong.

Over de auteur:

Jan ScholtesJan Scholtes is van huis uit ingenieur en bekleedt sinds 2009 de buitengewone leerstoel ‘Text Mining’ van de faculteit ‘Knowledge Engineering’ aan de Universiteit van Maastricht. Bij ZyLAB, dat hij ruim dertig jaar geleden oprichtte, is Jan Chief Strategy Officer en werkt hij samen met professionals uit de rechtspraak en met opsporings- en inlichtingendiensten aan oplossingen voor juridische professionals, IT’ers en onderzoekers bij bedrijven, overheidsinstanties, rechtbanken en advocatenkantoren om de uitdagingen die de hedendaagse overvloed aan informatie met zich meebrengt, het hoofd te bieden.

 

 

[1] Wanneer een uitvinding in een acceptabel vakgebied gedaan is, dan moet hij voldoen aan een aantal inhoudelijke eisen alvorens een octrooi verleend wordt. Er zijn drie belangrijke eisen: de uitvinding moet nieuw zijn, de uitvinding moet berusten op uitvinderswerkzaamheid, en de uitvinding moet industrieel toepasbaar zijn. Bij het bepalen van de nieuwheid en de inventiviteit van uitvinding wordt alleen gekeken naar informatie die beschikbaar was voor de dag van indiening van de aanvraag (of de prioriteitsaanvraag, als die er is). Deze informatie heet de “stand der techniek” of ook wel “de prior art”. Bron: Ius Mentis – Law and technology explained