Veel werkgevers zijn voornemens in de toekomst de voordelen van thuiswerken en werken op kantoor te combineren in hybride werkvormen. Nu op dat moment geen sprake meer zal zijn van een tijdelijke situatie als gevolg van overheidsmaatregelen, maar van een permanente situatie zal hierbij nog meer zorgvuldigheid van werkgevers worden verwacht. Wij zetten hierna diverse aandachtspunten op een rij.

Werkgeversaansprakelijkheid en verplichtingen rondom arbeidsomstandigheden
Artikel 7:658 BW bepaalt dat een werkgever die maatregelen dient te nemen die redelijkerwijs nodig zijn om te voorkomen dat de werknemer in de uitoefening van de werkzaamheden schade lijdt. Op basis van deze algemene zorgplicht en de arbeidsomstandighedenwetgeving zijn werkgevers ook verantwoordelijk voor de (inrichting van de) thuiswerkplek. Omdat thuiswerken onder ‘plaatsonafhankelijke arbeid’ valt, geldt wel een verlicht arbeidsomstandighedenregime. Dit betekent dat bepaalde verplichtingen, zoals verplichtingen die zien op brandgevaar en vluchtwegen niet van toepassing zijn. Wel dient de werkgever te zorgen voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek, zoals een ergonomisch bureau of stoel.
In gevallen waarbij de werknemer met een beeldscherm werkt geldt bovendien dat de werknemer moet beschikken over: een laptop en/of desktop, (verstelbare) monitor, toetsenbord (los van de monitor), goede (kunst)verlichting op de thuiswerkplek en als de werknemer dit wenst, een voetensteun.

De kosten gerelateerd aan het inrichten van de thuiswerkplek komen voor rekening van de werkgever. Het is aan te raden eerst bij werknemers te controleren over welke thuiswerkapparatuur zij zelf al beschikken. Voor zover een werknemer niet over (de juiste) thuiswerkapparatuur beschikt, kan de werkgever ervoor kiezen de thuiswerkapparatuur direct aan de werknemer ter beschikking te stellen of een bedrag te vergoeden waarmee de werknemer zelf thuiswerkapparatuur kan kopen. Wij zien dat dit bedrag in de praktijk tussen de EUR 100 en EUR 700 ligt.

Een werkgever dient in de praktijk te (blijven) controleren of de werkplek ergonomisch is ingericht. De werkgever of de arbodienst kan, voor zover de werknemer dit toestaat, de thuiswerkplek controleren door middel van een (video-) controle. Als alternatief kan werknemers worden gevraagd een checklist in te vullen. Daarnaast is het aan te raden met werknemers in gesprek te blijven over de thuiswerkplek.

Het is raadzaam in een apart onderdeel van de risico inventarisatie & evaluatie aandacht te besteden aan thuiswerken. Daarin dienen de gevaren en risico-beperkende maatregelen die gelden t.a.v. personen die thuiswerken te worden opgenomen.

Thuiswerkregelingen en thuiswerkovereenkomsten
Hoewel wettelijk niet verplicht adviseren wij werkgevers een algemene thuiswerkregeling op te stellen en op basis daarvan een individuele thuiswerkovereenkomst met werknemers te sluiten. Dit schept over en weer duidelijkheid, voorkomt discussies en hiermee komt een werkgever deels aan de zorgplicht tegemoet. Punten die in de thuiswerkregeling dan wel de thuiswerkovereenkomst kunnen worden opgenomen zijn bijvoorbeeld afspraken over:

  • bereikbaarheid en werktijden;
  • welke dagen in beginsel thuis wordt gewerkt;
  • eventuele vergoedingen. Ondanks wettelijk niet verplicht zien wij dat diverse werkgevers een thuiswerkvergoeding aanbieden aan werknemers (voor koffie, elektriciteit etc). Deze vergoeding bedraagt ongeveer tussen de EUR 30 en EUR 50 per maand;
  • onder welke omstandigheden de werkgever de toestemming om thuis te werken kan intrekken;
  • de voorzieningen die worden getroffen voor de werknemer;
  • arboregels voor de thuiswerkplek.

Voor werknemers die sinds maart 2020 nagenoeg volledig thuis hebben gewerkt raden wij aan een overgangsfase te hanteren, waarin het aantal dagen werkdagen op kantoor geleidelijk wordt opgebouwd.

Instemmingsrecht
Tot slot zal de ondernemingsraad waarschijnlijk een instemmingsrecht hebben indien een thuiswerkregeling wordt ingevoerd. Een thuiswerkregeling kan namelijk kwalificeren als een regeling op het gebied van arbeidstijden, arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of een personeelscontrolesysteem.

Conclusie
Nu de verwachting is dat het hybride werken het nieuwe normaal wordt, is het belangrijk dat werkgevers dit zorgvuldig inrichten. Daarbij dienen werkgevers te voldoen aan hun zorgplicht, Arbo verplichtingen na te leven en is het aan te raden een thuiswerkregeling op te stellen en individuele thuiswerkovereenkomsten te sluiten. Ook zal de ondernemingsraad waarschijnlijk een instemmingsrecht hebben.

Marieke Koster Partner Employment, Labour and Pensions
Eversheds Sutherland
+31 10 2488 057 / +31 627 359 547 / Marieke Koster
mariekekoster@eversheds-sutherland.com

Daan Koenrades Associate Employment, Labour and Pensions
Eversheds Sutherland
+31 10 2488 064 / +31 630 181 142 / Daan Koenrades
DaanKoenrades@eversheds-sutherland.com