Door toenemende druk op in-house legal teams om efficiënter te werken en tegelijkertijd strategische waarde te leveren aan de organisatie, zijn legal tech en tooling -of het gesprek daarover – niet meer weg te denken uit de dagelijkse praktijk. Maar hoe zorg je voor een succesvolle adoptie?
Legal operations vs legal tech
Legal operations is een snelgroeiend vakgebied dat zich richt op het optimaliseren van juridische afdelingen. Hoewel technologie vaak de eerste associatie is bij legal operations, is het slechts één van de pijlers. Zo omvat legal operations naast technologie onder meer strategie, financieel management, data-analyse, kennismanagement, project- en procesmanagement en outsourcing. Het doel? Juristen helpen om efficiënter te werken, kosten te verlagen, betere (lees: data-gedreven) beslissingen te nemen en meer strategische impact te maken binnen de organisatie. In dit artikel zoomen we verder in op technologie en de voorwaarden voor succesvolle adoptie.
Een nieuwe tool is geïmplementeerd… maar het verwachte resultaat blijft uit. Hoe komt dat?
In de praktijk blijkt legal tech soms minder impactvol dan gehoopt. Vaak komt dit doordat een aantal essentiële voorbereidende stappen worden overgeslagen: een grondige analyse van de huidige en gewenste situatie, duidelijke selectiecriteria en aandacht voor verandermanagement. Hieronder lichten we deze stappen toe.
- Breng processen, behoeften en doelen in kaart
Een helder beeld van de huidige situatie is cruciaal. Waar zitten de knelpunten? Wat moet worden opgelost? Onderbouw dit met data. Zonder feiten is het lastig om een weloverwogen keuze te maken. Pas als het probleem helder is en het proces optimaal is ingericht, is het zinvol om tools te selecteren.
Tip: kijk ook naar bestaande technologie binnen de organisatie die nog niet optimaal wordt benut. Overleg met IT kan verrassende resultaten opleveren.
- Stel vooraf selectiecriteria vast
Bepaal wat echt belangrijk is: functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid, integratie met bestaande systemen, kosten. Zonder duidelijke criteria is de kans groot dat je afdwaalt naar ‘nice to haves’ die weinig bijdragen aan de werkelijke behoefte van het team. Stel op basis van deze criteria een longlist op, verkort die tot een shortlist en plan demo’s. Test de tool vervolgens in een pilotfase om te beoordelen of deze daadwerkelijk aansluit bij de behoeften van je team.
- Heb aandacht voor verandermanagement
Een succesvolle implementatie vraagt om aandacht voor verandering, een aspect dat vaak wordt onderschat of vergeten. Betrek eindgebruikers vanaf het begin, communiceer helder over het ‘waarom’ en vier successen. Laat ook zien dat er oog is voor de mogelijke nadelen van deze verandering, bijvoorbeeld de tijdsinvestering van het team, en geef waar mogelijk aan welke maatregelen zijn getroffen om de risico’s van de verandering zo veel mogelijk te beperken. Zo vergroot je draagvlak en minimaliseer je weerstand.
Tot slot
Legal operations en legal tech bieden juridische afdelingen de kans om hun rol binnen de organisatie naar een hoger niveau te tillen. Door slim en strategisch gebruik te maken van legal tech, kun je als juridische afdeling niet alleen efficiënter werken, maar ook meer waarde toevoegen aan de organisatie als geheel. Dat begint met een helder beeld van waar je nu staat: hoe lopen de processen, welke technologie wordt ingezet, en hoe gaat de afdeling om met veranderingen?
Om dit inzichtelijk te maken, heeft BDO de Legal Maturity Assessment ontwikkeld. Dit instrument helpt je om stap voor stap de volwassenheid van jouw juridische afdeling in kaart te brengen en laat zien waar de belangrijkste kansen liggen voor groei en verbetering.
Ben je benieuwd wat dit voor jouw afdeling kan betekenen of wil je eens sparren over de mogelijkheden? Neem gerust contact op met Iwan van Munster.
