Over de juridische vragen die de coronacrisis oproept is de afgelopen weken al heel veel geschreven, onder meer in GCN’s General Counsel Corona Info LinkedIn groep. In deze bijdrage wil ik, op basis van mijn eigen ervaringen, stilstaan bij de organisatorische uitdagingen die op de GC én op de bestuurder van een advocatenkantoor afkomen.

Inmiddels hebben we als kantoor al enige weken ervaring opgedaan met het werken in tijden van corona. Graag deel ik die ervaring in de hoop dat ook andere juristen in leidinggevende rollen (zoals GCs) daarmee hun voordeel kunnen doen.

Organiseren
Uiteraard was de eerste uitdaging de praktische transitie naar thuis werken. Voor de meeste moderne organisaties technisch niet zo’n groot probleem, maar de combinatie van thuis werken, kinderen opvangen (en soms ook home schooling) blijkt geen eenvoudige. Om daarmee goed (en misschien ook wat langer) te kunnen omgaan is een bewuste aanpak cruciaal. Daarbij wordt bijvoorbeeld de dag in blokken opgedeeld. In plaats van lang aaneengesloten werken wordt een fase van werk, afgewisseld met zorg.

Verbinden
Als het thuiswerken technisch is ingeregeld, is de vraag hoe we, met gebruikmaking van al die technische faciliteiten daadwerkelijk met elkaar in verbinding komen. De ervaring leert dat daarvoor meer nodig is dan elkaar via telefoon of videoconferencing spreken over zaken. Je zult ook virtuele alternatieven moeten bieden voor de meer informele contacten, zowel een op een als op teamniveau. Het internet staat inmiddels vol met creatieve suggesties. Zelf hebben wij een wekelijkse webcast waarin medewerkers elkaar onder meer laten zien hoe ze thuiswerken, en hebben we elke week een YouTube livestream tijdens de virtuele vrijdagmiddagborrel. Zelfs hebben we inmiddels een thuisbingo voor het hele gezin georganiseerd via YouTube. Zo verbinden we ook met het thuisfront van medewerkers. In een tijd waarin fysiek contact heel beperkt is, is het essentieel dat medewerkers zicht verbonden voelen met elkaar en met het team/de organisatie.

Communiceren
De ervaring van een paar weken leert dat communicatie cruciaal is. De communicatie moet goed worden afgestemd op de behoeften van de medewerkers, en naarmate de crisis vordert, veranderen die behoeften.
Verder is het van belang positief te zijn, maar ook eerlijk en duidelijk. Ook over communicatie in deze moeilijke tijden is online het nodige te vinden. Klik hier voor een voorbeeld.

Evalueren
Uiteraard is het van belang om vast te stellen of de genomen maatregelen het beoogde effect hebben en aansluiten bij de behoeften van medewerkers. Uiteraard kan dat informeel worden uitgevraagd, maar ook een gestructureerd medewerkersonderzoek kan hierbij helpen.

Helpen en inspireren
Het is naar mijn mening cruciaal dat we als juristen ook nadenken hoe we in deze tijden hulp kunnen bieden aan organisaties en mensen die die hulp hard nodig hebben. Ik denk dan in de eerste plaats aan de zorg. Ik geef twee voorbeelden waar ons kantoor bij betrokken is. In de eerste plaats hebben Hester de Vries en ik het initiatief genomen om een aantal privacy-experts van verschillende kantoren en universiteiten bij elkaar te brengen. Dit initiatief was een reactie op de oproep van de minister van VWS om te komen met ideeën voor de zogenaamde corona apps. Deze groep van top-experts heeft vervolgens aan de minister aangeboden om pro bono mee te denken over het borgen van de privacy in deze apps. Het leek ons belangrijk om een actieve bijdrage te leveren aan het bestrijden van de crisis op een manier die recht doet aan fundamentele rechten van burgers. Ik schreef over dit initiatief al eerder in de General Counsel Corona Info LinkedIn groep van GCN. Een tweede voorbeeld is onze betrokkenheid bij de oprichting van de Stichting Zorg na Werk in Coronazorg. Doel van de stichting is het bieden van aanvullende financiële steun aan zorgverleners die zelf ziek zijn geworden bij de zorg voor coronapatiënten (https://geefvoorzorgverleners.nl/). Kantoorgenoot Ruud Schepers is een van de bestuursleden van de stichting. Natuurlijk is het eerste doel van dit soort initiatieven om daadwerkelijk te helpen. Onze ervaring is dat ze tegelijkertijd ook de medewerkers inspireren en trots op de organisatie genereren. In die zin verbinden ook deze initiatieven. En dat is nu belangrijker dan ooit.

Over de auteur:

Joost Linnemann | Kennedy Van der Laan
+31 20 5506 636
Joost.linnemann@kvdl.com