The Ultimate Legal Department Legal Management: Workflows, Money, People & Tools
Ruim 160 General Counsel kwamen op 6 april samen tijdens het General Counsel NL Jaarcongres 2017 om van gedachten te wisselen over wat The Ultimate Legal Department inhoudt en welke trends daar een belangrijke rol in spelen. De vraag welke uitdagingen de juridische afdelingen hebben en in de toekomst gaan krijgen in de steeds sneller digitaliserende en “consumerizing” juridische wereld stond daarbij centraal.
Steeds meer en complexere taken
De werkomgeving van de General Counsel breidt steeds meer uit en de taken worden steeds complexer. Aan de GCs de schone taak om ervoor zorgen dat de juridische afdelingen goed lopen en dat de organisatie zo efficiënt mogelijk omgaat met haar risico’s – en tevens leiding te geven aan de noodzakelijke digitaliserings- en “consumerization”-slag in het snel veranderende juridische speelveld.
Keynote speaker Charley Moore, oprichter van Legal Disruptor Rocket Lawyer, gaf in sneltreinvaart zijn ervaring en scherpe analyse van de legal services markt. Maar niet voordat Andy Gwyther, UK lead Tax Managing Consulting van Deloitte, Rosemary Martin, Group GC en Executive Committee member van de Vodafone Group en Ivar Timmer, associate professor Legal Management aan de Hogeschool van Amsterdam hun visie gaven, vanuit respectievelijk het Consultancy, General Counsel en Academisch perspectief. Tussendoor vonden 22 interactieve Roundtables plaats waar intensief en informeel over dit onderwerp van gedachten werd gewisseld. Hella Hueck, journaliste bij RTL Z leidde de dag in goede banen.
Van ‘kennis is macht’ naar ‘sharing is macht’
Andy Gwyther, de UK lead Tax Managing Consulting van Deloitte vertelde over de trends en de toekomst van GC’s en het Legal Operating Model. Het Legal Operating Model laat zien hoe er vanuit de strategie, gebaseerd op de benodigdheden van de belangrijkste stakeholders, omgezet in duidelijke communicatieve doelen, verantwoordelijkheden en governance standaarden, gewerkt wordt naar juridische serviceverlening en taken – en welke randvoorwaarden hieraan gesteld worden. Andy ziet hierin de trends dat de dagelijkse bezigheden steeds meer vertaald worden in strategie en dat er op wereldwijd niveau steeds meer een shift is van ‘kennis is macht’ naar ‘sharing is macht’. Het model gaat steeds meer om optimalisering waarbij technologie transformerend is. Er is geen big-data in het recht, maar bepaalde niche activiteiten zullen niet meer door mensen uitgevoerd worden. Robots en mensen worden complementair, maar wanneer is het ‘tipping point’ en gaat dit op de korte termijn gebeuren? De hoofdzaak is dat een bedrijf voorbereid dient te zijn: er moet een team zijn om deze transformatie te begeleiden.
De herdefiniëring van een juridische afdeling
De Britse Rosemary Martin, Group GC en Executive Committee member van de Vodafone Group vertelde over de door haar zo benoemde ‘herdefiniëring’ van het 500 personen tellende Legal Team van Vodafone. Als eerste stap in dit proces schakelde ze bewust externe IT consultants – en dus geen organisatie consultants of legal consultants – in om de verandering in perspectief te krijgen en om het probleem te definiëren. Vervolgens organiseerde ze een tweedaagse workshop in Zuid-Afrika om het ‘web’ van de transformatie van het Legal Team te creëren en om de ‘apostelen’ van verandering aan te kunnen wijzen: wie gaan je binnen het team helpen om de uitdaging aan te pakken? Uitdagingen van de verandering waren onder andere meer juridische en bestuurlijke activiteiten, consistentie en diversiteit. Communicatie is hierin de ‘key’. De vervolgstap is Legal 2020: het ontwikkeling van een Legal afdeling die klaar is voor de ‘gigabit society’. Het legal team is ‘digital’, ‘connected’ en de klant staat centraal. De experts van nu zorgen voor de oplossingen voor een beter vandaag en bouwen aan een betere toekomst.
Nieuwe professionals voor toekomstige juridische afdelingen
Ivar Timmer, associate professor Legal Management aan de Hogeschool van Amsterdam vertelde vandaag over de master Legal Management. Vanuit zijn werk aan de hogeschool vertelde hij over het verschil tussen de HBO opleiding rechten en de WO opleiding rechten. Waar de WO opleiding bestaat uit 80% rechten en 20% meta-juridische stof, bestaat de HBO opleiding uit 50% rechten, 25% communicatie en 25% organisatie. Het idee is dat de HBO rechten opleiding vanaf het begin ‘T-shaped’ is opgezet, met een juridische basis en daarbovenop een verbreding van kennis en vaardigheden (data, financieel, IT, etc.).
De HBO Master Legal Management is een unieke opleiding en probeert een gat op te vullen wat ontstaat door veranderende taken, eisen en functies. Legal Management was tot op het heden vaak verweven door alle functies, er is beperkte functiedifferentiatie op juridische afdelingen. Door het aannemen van alumni van deze master zullen juridisch organisatorische taken beter gecentreerd zijn, dit leidt tot een betere matching van professionals en hun werk. Dit sluit goed aan bij de beweging naar ‘more for less’.
General Counsel NL Roundtables
De interessante presentaties werden ook dit jaar afgewisseld door Roundtables. De GCs konden voor twee rondes kiezen uit elf actuele onderwerpen en deelden kennis en ervaringen in een professionele en informele setting. De Roundtables werden begeleid door een duo van een General Counsel en een kundige GCN-Partner. Zie hier het overzicht van de onderwerpen en moderators.
De invloed van technologie
Keynote speaker Charley Moore pakte als laatste spreker het podium. De oprichter van Rocket Lawyer, van origine een bedrijf uit San Francisco, dat de legal services markt in de Verenigde Staten voor goed heeft veranderd, heeft zich sinds kort ook in Nederland gevestigd. De verwachtingen zijn hooggespannen. Charley vertelde dat Rocket Lawyer inspeelt op de gaande beweging van ‘consumerization’ van alles, waaronder het juridisch werk en probeert juridisch werk betaalbaar en bereikbaar te maken. Tegenwoordig gebruiken we als consumenten heel veel software en dit gaat impact hebben op de juridische afdelingen van organisaties die meegaan met de digitalisering trend.
Rocket Lawyer maakte tot nu toe meer dan 40 miljoen juridische documenten, meer dan welk ander kantoor dan ook. Het fungeert als platform tussen advocaten en gebruikers, en biedt bijvoorbeeld een Q&A service met advocaten en een makkelijke tool om snel contracten te maken.
Moore ziet dat de juridische afdelingen beïnvloed zullen gaan worden op een aantal punten, zoals het werken op abonnement basis. Daarnaast zal het personaliseren van diensten, zoals bedrijven als Netflix dat al doen, van belang worden. Door middel van het analyseren van alle data kan je als jurist de klant beter van dienst zijn, door precies te weten wie wat nodig heeft, hoe vaak iets wordt gebruikt en op wat voor manier. Ook zal werk veel dynamischer worden, nog meer dan al te zien is in de flex branche, werken gebeurt niet alleen meer op kantoor, maar ook thuis. Het gebruik van mobiele technologie, zoals applicaties, zal dan ook steeds meer spelen in de juridische sector.
“It should be fun and easy to get a lawyer”
Charley Moore is speciaal voor GCN voor de eerste keer vanuit Silicon Valley naar Nederland gevlogen. Reden voor het Financieele Dagblad om een paginagroot artikel aan zijn komst te wijden met als aankondiging: “Silicon Valley-ster Charley Moore komt met zijn digitale dienstverlening de Nederlandse rechtvaardigheidskloof dichten”.
Tevens heeft GCN die dag een video interview met Charley Moore afgenomen waarin hij ingaat op actuele thema’s rondom technologie en de rol van de General Counsel: klik hier om de video te bekijken.
Algemene conclusies
De focus lag tijdens deze dag vooral op ‘legal management’, ‘consumerization’ en ‘do more for less’. Dit brengt ook veel vragen met zich mee, die besproken kunnen worden op de afdelingen, met collega’s, zoals:
- Geloof je dat delen macht is, in plaats van kennis?
- Hoe werk je efficient als GC met de steeds sneller veranderende business partners?
- Wat kunnen we overlaten aan technologie en waar kunnen we als mens nog van belang zijn?
Netwerken
Een mooie afsluiting van een bijzonder afwisselende dag die voorbij vloog. Omdat dit het vijfde General Counsel NL Jaarcongres was, werd de dag afgesloten met muzikaal ondersteund Walking dinner. De foto’s zeggen genoeg…
Als je meer wilt weten over de thema’s die vandaag aan bod zijn gekomen, hieronder een aantal links:
- Hogeschool van Amsterdam, Master Legal Management: www.hva.nl/legalmanagement
- R. Amani Smathers – The T Shaped 21st Century Lawyer: https://vimeo.com/91864405
- Interview Charley Moore, FD – 8 april 2017: https://fd.nl/ondernemen/1196407/rocket-lawyer-gaat-nederlandse-rechtvaardigheidskloof-dichten