U kent ze wel, die procedures die jaren geleden met veel tamtam zijn opgestart op aandringen van de voormalige CEO. Waar u destijds al voor alle valkuilen heeft gewaarschuwd en er niet naar u werd geluisterd. En nu de zaak verloren dreigt te worden, mag ù uitleggen waarom die procedure ooit gestart is. Had u dat helemaal kunnen voorkomen? Waarschijnlijk niet. Maar zorgvuldige (en vastgelegde) besluitvorming en vooral goede communicatie in iedere fase van de procedure met alle stakeholders kan de schade wel beperken.

De kunst van zorgvuldig afwegen               
Het is belangrijk om bij potentiële geschillen direct de mogelijkheden in kaart te brengen, zodat een weloverwogen keuze kan worden gemaakt. Kiest u voor zo snel mogelijk schikken of voor procederen? Vanzelfsprekend zet u alle voor- en nadelen op een rijtje. Centrale vraag daarbij is wat uw bedrijf met de procedure wil bereiken, en welke collateral damage daarmee naar verwachting gepaard zal gaan. Bij een simpele incasso is het doel eenvoudig, maar moet wel worden geïnventariseerd of het bedrijf bereid is om de relatie met de wederpartij op het spel te zetten. Het starten van een procedure betekent doorgaans het einde van een commerciële relatie. Een open deur, maar wel goed om alle stakeholders daar vooraf expliciet op te wijzen. Vaak zullen stakeholders aangeven dat de kwestie te principieel is om te schikken. Wees met name dan op uw hoede. Achter principes blijkt in veel gevallen een persoonlijk belang schuil te gaan (al is het maar de weigering om ongelijk toe te geven). Juist bij procedures die aanvankelijk als principieel zijn bestempeld raken die principes veelal in de vergetelheid naarmate de procedure vordert, en bestaat het risico dat men zich niet meer herinnert waarom de procedure ooit begonnen is. Dwing bij stakeholders af dat zij het principe vooraf definiëren in (ook) een commercieel belang.

Tijdsverloop kan helpen. Soms ontstaan pas later in een procedure mogelijkheden om te schikken, bijvoorbeeld omdat gedurende de procedure nieuwe feiten aan het licht komen waardoor een gunstigere onderhandelingspositie ontstaat. De emotie van stakeholders is dan bovendien afgenomen. Heroverweeg tijdens elke fase van een procedure de argumenten om wel of niet te schikken.

Mediastrategie
De strijd om het recht gaat vaak hand in hand met een strijd om (het behoud van) reputatie. Hoe een juridische procedure naar verwachting in de media zal worden uitgemeten kan daarom van invloed zijn op de keuze. Steeds moet de vraag worden gesteld of bepaalde acties extern uitgelegd kunnen worden. Een overwinning in de rechtszaal die gepaard gaat met negatieve aandacht in de media zal niet altijd als een overwinning voelen. Als de strategie wordt uitgewerkt is het daarom zinvol dit in teamverband te doen met de afdeling Communicatie en/of de externe litigation/reputation specialisten.

Interne communicatie 
Vastlegging van de besluitvorming en de afwegingen die daaraan ten grondslag liggen is cruciaal. Bij grote procedures is de besluitvorming meestal gebaseerd op advies van een externe advocaat. Dit voorkomt ook dat u zich al te expliciet positioneert in situaties waarin u verwacht dat de board uw advies niet zal volgen. Maar papier is geduldig. U moet de waarde daarvan zeker niet overschatten. Het is belangrijker om gedurende een procedure intern te blijven communiceren over het doel van een procedure. Is de procedure bijvoorbeeld opgestart met het oogmerk een schikking te bereiken, maar in de wetenschap dat de kansen op succes klein zijn, dan is het belangrijk dat alle stakeholders zich dit ook tijdens de rit blijven realiseren. Het kan raadzaam zijn om in die gevallen periodieke evaluaties te plannen van het verloop van de procedure, zodat dit doel en de risico’s bij iedereen op het netvlies blijven.

Collectieve acties
U heeft het niet altijd voor het kiezen. Wanneer uw bedrijf wordt aangesproken, is het zaak om snel in kaart te brengen wie uw tegenstander is. Met name bij consumentenclaims werpen claimstichtingen zich steeds vaker op als belangenbehartiger van alle klanten en proberen zij bedrijven met die dreiging tot een schikking te bewegen. Probeer ook in die gevallen uw eigen koers te varen. Het begint ook in dat geval simpelweg met de analyse of er daadwerkelijk een probleem is en zo ja, of dat probleem primair juridisch is (‘ze hebben gelijk’) of eerder reputationeel (‘ze hebben geen gelijk, maar ze zullen ons wel beschadigen’). Beide scenario’s vergen in ieder geval een mediastrategie. Is er een juridisch probleem, dan kan het raadzaam zijn om een collectieve schikking te beproeven in overleg met de claimstichting. Dit vergt echter wel dat de claimstichting een professioneel karakter heeft, en daadwerkelijk kan optreden als belangenbehartiger van een grote groep klanten. Breng ook in dat scenario zorgvuldig in kaart welk doel uw bedrijf wil bereiken, zodat kan worden afgewogen of dat haalbaar is.

To litigate
De impact van procederen kan niet worden onderschat. Hoe verleidelijk het ook kan zijn om in rechte gelijk te halen, de collateral damage is meestal groot. Dat zal bedrijven er niet van weerhouden te procederen, maar dwingt u om een zorgvuldig besluitvormingsproces te organiseren. Daarbij staan naast juridische afwegingen ook altijd de reputationele afwegingen centraal. Is het besluit genomen, dan begint het pas. Houd stakeholders betrokken bij het verloop van de procedure en herinner hen regelmatig aan het oorspronkelijke doel. En uiteindelijk is er maar één medicijn: winnen die procedure!

Over de auteur:

Brechje van der Velden

Brechje van der Velden

Brechje van der Velden (1972) heeft ruim twintig jaar ervaring als advocaat, en is vooral werkzaam op het gebied van financieel recht, consumer class actions (collectieve acties) en herstructureringen. Per 1 september 2017 is ze bestuursvoorzitter van Allen & Overy Amsterdam. Als procesrechtadvocaat treedt ze regelmatig op voor financiële instellingen in collectieve acties over financiële producten. Ze onderhandelde de eerste collectieve regeling over beleggingsverzekeringen uit.