Controle behouden is een van de grootste uitdagingen voor de bedrijfsjurist, vooral als u verantwoordelijk bent voor meerdere entiteiten en alle bijbehorende documenten. Wat is de beste aanpak?

Controle behouden is een van de grootste uitdagingen voor de bedrijfsjurist, vooral als u verantwoordelijk bent voor meerdere entiteiten en alle bijbehorende documenten. Of het nou gaat om het bijhouden van statutaire rekeningen, benoemingen, het opvolgen van de eigendomsstructuur, wetten en regels, of het beheren van contractrisico’s, u bent het aanspreekpunt binnen het bedrijf. Echter, met alle groeiende complexiteit van de regelgeving kan het beheren van informatie moelijker zijn. Daarnaast als uw informatie verspreid is over meerdere systemen en afdelingen is met moeilijk om het overzicht te behouden.

Hoe kunt u de integriteit van uw juridische informatie waarborgen?

De sleutel tot succes is een gecentraliseerde database die u kunt helpen om een nauwkeurig van al uw entiteiten, contracten en andere juridische documenten te creëren. In dit artikel wordt er gekeken naar hoe u de integriteit van uw juridische informatie kunt waarborgen door gebruik te maken van technologie.

Informatie op een plek beheren

Voor bedrijven met meerdere entiteiten in het binnen- en buitenland vormt het beheren van informatie een grote uitdaging. Iedere dochteronderneming heeft zijn eigen administratie en contracten. Bovendien heeft u geen inzicht in de entiteiten en bijbehorende documenten in andere landen.

Door al uw informatie in een gecentraliseerde database te bewaren, kunt u eenvoudig juridische informatie beheren en delen indien u een verzoek van collega’s ontvangt. U kunt een bepaald dossier confidentieel maken, zodat het alleen zichtbaar is voor bepaalde gebruikers. U heeft gemakkelijk toegang tot actuele informatie per entiteit, partner, bedrijf of persoon en kunt de wijzigingen in de loop van de tijd bekijken. Stel dat u bijvoorbeeld wilt weten wie er vanaf 1 april 2016 en 1 september 2018 in het bestuur zaten, dan is het antwoord binnen één klik te vinden zonder dat u meerdere bestanden hoeft te openen.

Standaardisering van processen

Er horen veel routinetaken bij het beheren van contracten en entiteiten. Of u nou alle betrokkenen moet berichten over het algemene vergadering of informatie over aandelen moet verzamelen, moeten deze taken uw strategische werkzaamheden niet in de weg staan. Daarom is het belangrijk om tijdrovende taken te automatiseren. Door zulke taken te stroomlijnen, bespaart u tijd en vermindert het risico op fouten.

Overzicht van deadlines

Wanneer u informatie van meerdere entiteiten moet beheren kunnen belangrijke datums gemakkelijk uit uw gedachten verdwijnen. Of u nu jaarrekeningen moet indienen of een contract moet beëindigen, door meldingen in te stellen weet u precies wanneer er actie ondernomen moet worden.

Benieuwd naar de mogelijkheden van Legisway? Bekijk ons opgenomen webinar op elk gewenst moment om meer te leren over Legisway.

Webinar bekijken >

Over de auteur:

Maurits Annegarn

Maurits Annegarn
Wolters Kluwer

Maurits.annegarn@wolterskluwer.com
https://www.linkedin.com/in/maurits-annegarn/