Wat een juridisch professional moet weten over Cyberveiligheid & de Cloud – Samen veilig op weg naar de toekomst
Cloudtechnologie kiezen
Cloudtechnologie en webapplicaties zijn niet meer weg te denken uit ons leven. Van Dropbox tot Google en van Facebook tot Spotify: we gebruiken cloudapplicaties op al onze apparaten op allerlei verschillende manieren om contact te houden met familie en vrienden over de hele wereld. Doordat we de cloud en webapplicaties steeds meer privé gebruiken, stappen we ook op de werkplek steeds gemakkelijker over op deze tools.
Uit de “Corporate Legal Operations Survey” blijkt dat 68 procent van de juridische bedrijfsafdelingen een cloud-based e-facturatietool gebruikt, 52 procent een online dossiermanagement software en 36 procent een contractmanagementtool in de cloud. Het rapport meldt bovendien dat juridische afdelingen wel tools introduceren voor meer controle, betere analyses en meer besparingen, maar dat ze ook op zoek zijn naar “holistische technologieplatforms die kunnen worden aangepast aan uiteenlopende uitdagingen op het gebied van compliance en informatiemanagement.”
De grootste uitdaging voor juridische afdelingen: gegevensbescherming
In onze digitale wereld wisselen we dagelijks documenten uit met collega’s die veiligheidsrisico’s met zich mee kunnen brengen. Bedrijfsinformatie is een belangrijk doelwit voor hackers omdat deze waardevolle inzichten bevat over bedrijfsgeheimen en het doen en laten van het bedrijf. De enorme hoeveelheid van gegevens die wordt gecreëerd en opgeslagen op verschillende plekken maken dat ze moeilijk te beheren en te beschermen zijn.
De meeste bedrijven zijn niet gespecialiseerd in gegevensbescherming, dus het implementeren van preventieve maatregelen leidt voor hen niet direct tot meer winst. Bovendien kost het tijd en geld om het beveiligingsbeleid voortdurend bij te werken en werknemers op te leiden. Werknemers denken vaak dat meer beveiliging tot minder efficiëntie leidt. Als werknemers meer moeite moeten doen om toegang te krijgen tot belangrijke bedrijfsbestanden, zoeken ze vaak naar eenvoudigere, maar onveilige manieren om dezelfde bestanden te openen.
Wat kunt u als juridische afdeling doen?
Als juridische afdeling is het aan te raden om samen te werken met de IT-afdeling. Hierbij kunt u gezamenlijk kijken naar investeringen in technologie die werknemers de mogelijkheid biedt om vertrouwelijke juridische informatie te beheren, zoals contracten, claims, IP-registraties, zonder negatieve gevolgen rondom de gegevensbescherming. Een aantal zaken waar u op moet letten bij het selecteren van veilige cloud-based software voor uw juridische documenten zijn:
- Beveiligde hosting: let op of de software beveiliging en gegevensmanagement op enterpriseniveau biedt. Werk samen met software leveranciers die individuele, dedicated databases in de cloud aanbieden.
- Accountbeveiliging: de allerbeste oplossingen bieden meerdere niveaus van accountbeveiliging, inclusief unieke gebruikers-ID’s en wachtwoorden, historie van gewijzigde en geresette wachtwoorden en automatisch uitloggen van niet-actieve gebruikers. U kunt bovendien gebruikmaken van de volgende geavanceerde instellingen om uw account nog verder te beveiligen: o Verplichting tot sterke wachtwoorden o Automatische herinnering voor wachtwoordwijziging o Mogelijkheid om logins te controleren o Notificaties van mislukte logins
- Volledige toegangs- en logincontrole: als u zelf wilt bepalen wie waar toegang tot heeft, let er dan op dat uw oplossing de mogelijkheid biedt om toegangsniveaus op te zetten op basis van verschillende afdelingen of individuele gebruikers. Kies bovendien voor software die gebruikersactiviteiten bijhoudt zodat u op elk moment een volledige historie kunt inzien van wie informatie heeft gelezen, gewijzigd of gedownload.
- Wilt u meer weten over hoe u kwetsbaarheden kunt identificeren en waar u op moet letten bij het kiezen van software? Download onze whitepaper: Best practices om gegevensinbreuk en aansprakelijkheid te voorkomen. Volledig artikel in het Engels.