Een stap dichter naar efficiency
Het is vrijdagmiddag, 17.00 uur en u wordt gebeld door een van uw productspecialisten. Over twee maanden lanceren ze een nieuw product in 75 verschillende landen. Men wil van u weten of hiervoor specifieke vergunningen nodig zijn en of het product aan bijzondere regels moet voldoen. Om deze vraag te kunnen beantwoorden is een juridische analyse in 75 verschillende landen nodig. Wat nu? U heeft immers niet in alle landen een in-house counsel en heeft bovendien niet de tijd om 75 in-house en externe counsels te benaderen en vervolgens te managen. Het liefst zou u dit project daarom uitbesteden, zonder daarbij al teveel kosten te maken.
Dergelijke uitdagingen zijn de nieuwe realiteit voor GCs en serviceproviders. Vanuit een kosten- en tijdsefficiënt oogpunt een behoorlijke uitdaging! Aan de hand van verschillende nieuwe innovatieve diensten – advanced delivery of legal services zoals we dat noemen – zijn hier oplossingen voor beschikbaar: bijvoorbeeld het openstellen van een online portal waarin het juridisch advies van 75 local counsels wordt verwerkt en gebruik wordt gemaakt van een low cost legal service centre.
Online portal: een voorbeeld uit de praktijk Bovenstaande vraag is recent daadwerkelijk aan ons gesteld. Hoe hebben we het aangepakt? We plaatsten een vragenlijst met Nederlandse voorbeeldantwoorden op een met inlogcode beveiligde online portal waarop local counsels hun antwoorden op de vragen konden uploaden. Voor de financiële instelling was het vervolgens eenvoudig om in te loggen en de gegeven antwoorden te becommentariëren. Daarnaast werd aan de hand van een kleurenschema inzichtelijk gemaakt welk deel van het project was volbracht, wat nog open stond en welke actie was vereist voor de advocaat en de financiële instelling.
Legal Services Centre Voor het controleren op volledigheid en consistentie van de antwoorden in ieder van de 75 landen, maakten we gebruik van ons Legal Services Centre in Belfast (LSC). Met het LSC helpen we cliënten in belangrijke mate te voldoen aan de ‘meer voor minder’ uitdaging. Legal professionals werken tegen lage tarieven onder leiding van een ervaren partner aan projecten. In het 75-landen project heeft het LSC tegen gereduceerd tarief het contact met de local counsels gevoerd en de gegeven antwoorden op de vragen als eerste becommentarieerd, alvorens de ingevulde vragenlijst aan de financiële instelling werd vrijgegeven. Op die manier konden we op een kostenefficiënte wijze waarborgen dat het advies, gegeven door 75 verschillende local counsels, dezelfde kwaliteit had.
Legal project management In het 75-landen project kozen we er daarnaast voor een legal projectmanager in te zetten. De legal projectmanager bewaarde het overzicht, bewaakte de kosten, verzorgde dagelijkse updates, onderhield contact met local counsels en verzorgde de administratieve afhandeling. Op deze manier werden alle betrokken partijen op een efficiënte manier aangestuurd en had de financiële instelling te allen tijde inzicht in de voortgang van het project en een duidelijk aanspreekpunt.
Secondment Om de ambitieuze tijdsplanning te halen, kozen wij er tenslotte voor om een van onze advocaat-medewerkers te detacheren naar de financiële instelling. Deze medewerker had als taak een deel van de dagelijkse werkzaamheden van de juristen in het team van de financiële instelling over te nemen, zodat zij de handen vrij hadden om de 75 vragenlijsten te becommentariëren. De planning werd zo gehaald, de advocaat-medewerker kreeg een beter beeld en begrip van de dagelijkse praktijk en uitdagingen van de financiële instelling en bovendien werd de relatie tussen financiële instelling en het team van advocaten verder versterkt.
Wij zetten steeds vaker online tools en legal projectmanagement in bij juridische trajecten. Op deze manier kunnen we nu en in de toekomst nog transparanter en efficiënter samenwerken met GCs en hun teams.
Vragen? Neem gerust contact op met Niels de Ru, T: 020 674 1135, E: niels.deru@allenovery.com of Lotte van den Broek T: 020 674 1249, E: lotte.vandenbroek@allenovery.com.