De werkdruk bij juristen zorgt ervoor dat er geen ruimte is voor het uitdagende werk. ‘Dat kan anders,’ aldus Jeroen Zweers, director Kennedy van der Laan | Sync. ‘Het slim automatiseren van standaard werk creëert ruimte voor nieuwe uitdagingen.’
Juridische afdelingen kennen veel repeterende taken. Daarbovenop worden steeds meer strategische en complexe werkzaamheden bij ze neergelegd, wat door veel bedrijfsjuristen wordt ervaren als interessante uitdagingen. Alleen zorgt de toenemende werkdruk ervoor dat er simpelweg geen tijd voor is. Het slimmer maken van standaard werk creëert ruimte voor dit uitdagende werk.
Overbelasting bedrijfsjuristen
Veel van het werk van een jurist is gecentraliseerd rondom de taken in de inbox. Juristen hebben onverdeelde aandacht voor de hulpvragen vanuit de organisatie, maar niet voor Legal Tech tools om het werk te vereenvoudigen. Dit leidt helaas tot overbelasting van bedrijfsjuristen, wat zorgt voor lange doorlooptijden en onderlinge frustratie. Hierdoor krijgt de juridische afdeling vaak het imago van vertragende factor.
Legal operations: juridische nieuwkomer
Legal Tech stelt juridische afdelingen in staat om werkprocessen slimmer in te richten en speelt een belangrijke rol bij de opkomst van Legal Operations binnen juridische teams. Legal Operations is een multidisciplinaire functie die de juridische dienstverlening optimaliseert vanuit kerncompetenties zoals IT en kennis- en procesmanagement. Legal Operations helpt juristen om werkprocessen onder de loep te nemen en te optimaliseren, door Legal Tech tools in te zetten op plekken waar het nodig is. Niet alleen om tijd te besparen, maar ook om het werk van een jurist weer uitdagend te maken. Precies zoals het in de essentie is bedoeld.
Laaghangend fruit
Het automatiseren van standaard werk, zoals het beoordelen van een NDA, arbeids- of inkoopcontract, is een quick win voor juridische afdelingen die slimmer willen werken. Als je die 431e NDA niet meer hoeft te screenen – doordat de organisatie het zelf oppakt – dan houd je tijd over voor meer uitdagend werk. Dit is eenvoudiger te realiseren dan de meeste juristen denken. Je zult er versteld van staan hoeveel werk repeterend is en slim geautomatiseerd kan worden, waardoor juridische werk door collega’s kan worden opgepakt.
Self service
Kortom, maak van de commodity laag een self service laag. ‘Ja, maar dat gaan mijn collega’s echt niet zelf doen’, is een veelgehoord tegenargument. Geloof me, in de praktijk werkt dat toch anders. We nemen inkoopcontracten hieronder als voorbeeld. De organisatie hoeft niet meer te wachten tot een inkoopcontract beoordeeld is, want met de juiste tools nemen collega’s deze screening zelf voor hun rekening. Hierdoor ontstaat tijdwinst: voor de organisatie en de jurist.
Praktijkvoorbeeld: inkoopcontracten
Een juridische afdeling werkt met een tool die, bij een inkoopwaarde van meer dan honderdduizend euro, een risicoanalyse uitvoert. Op basis van enkele vragen wordt het risicoprofiel bepaald (low, medium, high). De uitkomst is leidend voor de te nemen vervolgstappen. In het geval van ‘low risk’, pakt de organisatie vervolgacties zelf op. Bij een medium risicoprofiel verloopt het contract via de inkoopafdeling. Pas in het geval van een hoog risicoprofiel wordt de juridische afdeling betrokken. Door het slim automatiseren van de workflows en aanbieden van contractsjablonen wordt de juridische afdeling aanzienlijk minder belast. In deze case loopt nu slechts 20% van de contracten via de juristen. Kortom, een afname van 80%!
Inzicht en risk management
Ik zie nog een ander verrassend voordeel. Door workflows te automatiseren ontstaat veel data, waarmee je je bedrijfsvoering kunt optimaliseren. Op een dashboard krijg je als jurist realtime inzicht in de risico’s. Blijkt uit data dat een collega veel high risk inkoopcontracten behandelt? Dan kun je gericht vragen stellen, waarna je contracten en formats kunt bijstellen.
Slim werken als nieuwe standaard
Deze manier van werken, waarbij het commodity werk is uitbesteed aan de organisatie, leidt tot een lagere werkdruk en beter imago van de juridische afdeling. Slim werken vormt het uitgangspunt voor juridische afdelingen die meer uitdaging zoeken in het werk en persoonlijke ambities willen nastreven.