Wel of niet een civiele procedure starten? Of toch schikken en, zo ja, tegen welk bedrag? Om die vragen te kunnen beantwoorden is kennis vooraf van de kosten tenminste zo belangrijk als een goede inschatting van het procesrisico. Ter voorkoming van de financiële “black box” en vervelende verrassingen achteraf heeft Van Benthem & Keulen de Litigation Valuator ontwikkeld.
Op zoek naar prijszekerheid en procedurele transparantie
Het voeren van een juridische procedure kost geld. Maar hoeveel? Dat hangt deels af van hoe de procedure zich ontwikkelt. Worden er door de wederpartij bijvoorbeeld allerlei incidenten opgeworpen of volgt er een bewijsopdracht met tal van getuigenverhoren tot gevolg, dan kunnen de kosten onverwacht hoog oplopen. Zekerheid vooraf over de kosten is echter van groot belang om bijvoorbeeld de afweging te kunnen maken of en, zo ja, tegen welk bedrag er een schikking kan worden beproefd. Daarnaast houdt de CFO niet van financiële verrassingen achteraf wanneer blijkt dat de procedure veel meer heeft gekost dan waarvan was uitgegaan. Veel inhouse counsels zijn dan ook huiverig voor het voeren van een civiele procedure, ook al lijken de succeskansen, juridisch inhoudelijk bezien, reëel.
Dat is jammer en dat hoeft nu ook niet meer want Van Benthem & Keulen heeft de Litigation Valuator ontwikkeld. De werking van deze legal tech-applicatie komt, kort gezegd, op het volgende neer. Nadat de behandelend advocaat het dossier heeft bestudeerd (en eventueel een “pre-litigation advice” heeft gegeven) vult hij de Litigation Valuator in. Hij wordt daarbij gedwongen om, via een slim systeem van beslisbomen, alle in theorie mogelijke processtappen te doorlopen en daarbij, in dialoog met de cliënt, een inschatting (aan de hand van een in te vullen percentage tussen 0 en 100) te geven van de kans dat een bepaalde processtap zich verwezenlijkt. Dat kanspercentage wordt vervolgens vermenigvuldigd met het aantal uren dat met de betreffende processtap gemoeid gaat en die uitkomst wordt weer vermenigvuldigd met het afgesproken uurtarief.
Om dat concreet te maken: stel dat de behandelend advocaat bij het bestuderen van het dossier constateert dat er een grote kans is dat de bevoegdheid van de Rechtbank zal worden betwist (bijvoorbeeld omdat er sprake is van een “battle of forms” en de verschillende algemene voorwaarden verwijzen naar verschillende wijzen van geschillenbeslechting). Hij vult dan bijvoorbeeld een kans van 80% in. Die kans wordt vermenigvuldigd met het aantal uren dat de advocaat bezig zal zijn met het “verwerken” van dit incident. Doordat Van Benthem & Keulen inmiddels al enige tijd met de Litigation Valuator werkt, is een database opgebouwd (die uiteraard in de loop der tijd steeds verfijnder en gedetailleerder wordt) waarin aan de hand van eerder ingevulde Litigation Valuators is opgeslagen hoelang een advocaat bij een procedure als die welke aan de orde is gemiddeld gezien bezig is met de betreffende processtap (in ons voorbeeld dus: het bestuderen van de incidentele eis, het opstellen van de conclusie van antwoord in het incident en het bestuderen van het incidentele vonnis, eventueel overleg met de cliënt en het bestuderen van het incidentele vonnis). “Big data” dus. Stel dat de advocaat daar in het totaal 10 uur mee bezig zou zijn. Omdat de kans op het incident is ingeschat op 80%, wordt acht uur gealloceerd bij de cliënt (indien deze een vaste prijs of een “capped fee” zou wensen) en is twee uur gealloceerd voor het risico van Van Benthem & Keulen. Immers, als een vaste prijs of een ‘capped fee’ wordt overeengekomen en het risico verwezenlijkt zich, dan is de betreffende advocaat tien uur met het incident bezig, maar krijgt hij slechts voor acht uur betaald. Daarmee maakt de Litigation Valuator dus inzichtelijk welk risico Van Benthem en Keulen bereid is voor eigen rekening te nemen.
Procedurele transparantie
Hiermee zorgt de Litigation Valuator niet alleen voor financiële transparantie maar ook voor procedurele transparantie. De cliënt ontvangt een uitdraai waarop (ook in grafische vorm) de risico-inschatting te zien is en het aantal aan een betreffende processtap maximaal te besteden uren. Daardoor weet de cliënt niet alleen financieel waar hij aan toe is, maar ook procedureel omdat inzichtelijk wordt welke procedurele risico’s hem te wachten staan en hoe groot de kans is dat die zich voordoen.
Die risico’s moet de advocaat natuurlijk wel kunnen uitleggen en dat leidt in de praktijk vaak tot een zinvolle discussie met de cliënt en een strategischer aanpak van de procedure, plus een goede afstemming van de wederzijdse verwachtingen. Indien de inschatting bijvoorbeeld is dat er kans is op een grote bewijsopdracht en daarmee een enquête, contraenquête, conclusie na enquête enzovoorts, dan is ook meteen duidelijk dat het niet alleen zinvol is om extra aandacht te besteden aan de bewijspositie, maar kan ook de vraag rijzen of het niet bijvoorbeeld verstandiger is om een eventuele procedure in te leiden met een voorlopig getuigenverhoor. Dit alles natuurlijk in overleg met de cliënt en dat leidt er niet alleen toe dat de procedure op een zo strategisch mogelijke wijze wordt ‘ingestoken’ maar uiteindelijk kan ook op kosten worden bespaard. In het zojuist gegeven voorbeeld zal, nadat de voorlopige getuigenverhoren zijn afgerond, veelal al wel duidelijk zijn welke kant de procedure op gaat en ligt een schikking waarschijnlijk meer voor de hand dan het volledig uitprocederen van de zaak.
De volgende stap in Legal Tech
Met de Litigation Valuator heeft Van Benthem & Keulen een unieke Legal Tech applicatie ontwikkeld die de General Counsel en de CFO niet alleen op voorhand financiële zekerheid biedt over wat de procedure maximaal gaat kosten, maar daarnaast volledige transparantie over de processtappen en de kans dat deze zich verwezenlijken. Daarnaast geeft de applicatie aan welk financieel risico Van Benthem & Keulen voor haar rekening neemt indien besloten wordt op te gaan procederen. Dat het hier gaat om een unieke ontwikkeling, is inmiddels ook in de markt onderkend. Niet alleen heeft de introductie van de Litigation Valuator geleid tot diverse publicaties (onder meer in het Financieel Dagblad en Mr.) en tot een radio-interview op BNR, maar bovendien is de Litigation Valuator dit jaar genomineerd voor de meest prestigieuze ICT prijs, de Computable Award 2018!