Procederen brengt niet alleen een procesrisico met zich, maar kan ook tot reputatieschade leiden. Bovendien kan bedrijfsgevoelige informatie door een zitting openbaar worden. Dit kan voor partijen reden zijn om behandeling achter gesloten deuren te verzoeken.
In Nederland geldt als fundamenteel rechtsbeginsel dat zittingen en gerechtelijke uitspraken openbaar zijn. Dit dient onder meer ter bescherming van de rechtszoekende tegen partijdigheid en willekeur van de rechter. Een onderneming kan echter goede redenen hebben om openbaarheid te willen voorkomen.
Denk bijvoorbeeld aan een zaak tussen een werkgever en een (voormalige) manager met veel specifieke technische kennis, ten aanzien van een non-concurrentiebeding. Voor een onderneming kan het zeer schadelijk zijn wanneer kennis, technologieën en andere gevoelige informatie worden besproken tijdens een zitting waar mogelijk concurrenten en media op de tribune zitten. Ook denkbaar is dat partijen in geval van een ontslag van een statutair bestuurder wegens een vertrouwensbreuk met de RvC geen openbare zitting willen. De onderneming zal willen voorkomen dat de bestuurder de “vuile was” buiten hangt. Aan de andere kant dreigt ook voor de bestuurder reputatieschade.
Onder zwaarwegende omstandigheden kan de rechter afwijken van het beginsel van openbaarheid. De rechter heeft de bevoegdheid om behandeling achter gesloten deuren te laten plaatsvinden of slechts bepaalde personen toe te laten. Een verzoek daartoe moet door (één van de) partijen voor de mondelinge behandeling worden gedaan. De rechter zal dan een afweging maken tussen het recht op privacy en het recht op openbaarheid.
Er zijn vier gronden op basis waarvan de rechter kan besluiten een zitting achter gesloten deuren te behandelen. Voor deze bijdrage is slechts de grond dat de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van partijen een besloten behandeling vereist, van belang. Dit kan bijvoorbeeld een situatie omvatten waarin het gaat om vertrouwelijke bedrijfsgegevens en technische informatie van een partij.
Indien een onderneming als gevolg van een openbare behandeling van de zaak schade dreigt te lijden, kan de rechter bevelen dat de deuren worden gesloten. Uit de wetsgeschiedenis volgt dat die schade zich onder de volgende omstandigheden kan voordoen:
- vanwege verslechtering van de concurrentiepositie door het vrijkomen van gegevens betreffende productiekosten of -techniek;
- doordat de onderneming in haar functioneren wordt bemoeilijkt door het publiek worden van interne beraadslagingen;
- vanwege het vrijkomen van koersgevoelige gegevens waardoor de bedrijfseconomische positie van het bedrijf in gevaar komt; en
- indien een onderneming hierdoor bepaalde geheimhoudingsplichten (bijv. in het kader van bedrijfsovernames) zou schenden.
Gezien het feit dat het gaat om een verzoek dat een uitzondering maakt op een fundamenteel rechtsbeginsel, is de bewijslast voor de verzoekende partij zwaar. Reeds daarom al is de kans niet groot dat het verzoek wordt toegewezen. In een dergelijk verzoek dient in ieder geval duidelijk naar voren te komen dat er voldoende reden bestaat om een uitzondering te maken op het beginsel van de openbaarheid van de rechtszitting te rechtvaardigen. In een recente zaak wees het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden een verzoek tot behandeling achter gesloten deuren toe, nadat de betreffende partij had “geconcretiseerd waarom openbaarmaking van de betrokken gegevens een daadwerkelijke bedreiging van de huidige commerciële belangen van [X] zou vormen”. Het lijkt er overigens op dat het verzoek om de zitting achter gesloten deuren te houden meer kans maakt indien partijen dit éénstemmig verzoeken. Partijen doen dan feitelijk afstand van het recht op een openbare zitting.
Heeft u een zaak lopen die tot reputatieschade voor uw bedrijf kan leiden, dan kan het de moeite waard zijn om een verzoek tot behandeling achter gesloten deuren te doen en op deze manier te proberen de schade te beperken. Mocht het verzoek worden afgewezen, dan kan dat een reden zijn om de gekozen strategie te heroverwegen. Gezien het grote belang van geheimhouding van bedrijfsgevoelige informatie en/of het voorkomen van reputatieschade, heeft het immers nog altijd de voorkeur om middels een minnelijke schikking een openbare zitting te voorkomen.