General Counsel NL Themamiddag Smart Legal Sourcing Over handig en verstandig inkopen van juridische diensten en producten
“Wat is de overeenkomst tussen een hockeyclub en een community als General Counsel Netherlands?” Met deze frisse openingszin trekt dagvoorzitter Frits Bussemaker meteen de aandacht tijdens de drukbezochte Themamiddag op 9 oktober bij PGGM in Zeist. “Als community willen jullie iets doen aan het vakgebied en dat betekent samen trainen, coachen en kennis delen. Buiten het speelveld ben je misschien elkaars concurrent, maar óp het veld werk je samen!”
De bijeenkomst staat in het teken van Smart Legal Sourcing. Een onderwerp dat volop leeft onder GCs, want hoe bepaal je aan welke legal support jouw organisatie behoefte heeft en wat je binnen je afdeling afhandelt of juist liever uitbesteedt? En als je zaken uitbesteedt: hoe selecteer je dan de best passende dienstverlener en hoe beoordeel je die dienstverlening? De keuzes die een GC zoal moet maken, komen uitgebreid aan de orde, zowel plenair als in meerdere Roundtables.
Benchmark
De middag start met de presentatie van het eerste landelijke General Counsel NL Benchmarkonderzoek 2014. Bijna 25 procent van de ruim vijfhonderd benaderde GCs heeft hieraan deelgenomen. Michiel van Straaten: “Toen wij startten met GCN was één van onze doelen: de situatie van andere GCs in Nederland praktisch in kaart brengen om van elkaar te leren. Dat is namelijk nooit eerder gedaan. Dit is de nulmeting en over twee jaar gaan we vergelijken.” Petra van Hilst voegt toe: “Er zijn een paar resultaten die eruit springen. Zo willen GCs het liefst een eigen postdoctorale opleiding specifiek gericht op de General Counsel. Omdat ook nog eens de helft aangeeft dit te willen en kunnen volgen, gaan we onderzoeken hoe we zo’n topopleiding in Nederland kunnen vormgeven. Ook staat efficient werken hoog op de agenda en ruim de helft van de GC verwacht de komende 2 jaren nieuwe digitale technologie te implementeren binnen zijn of haar afdeling. Daarbij wordt met name gedacht aan het invoeren van contract management systemen. Wat tenslotte eveneens opvalt, in het kader van het thema van vandaag, is dat slechts zeven procent KPI’s gebruikt voor de evaluatie van advocaten of andere service verleners. Ook blijkt dat GCs nauwelijks de afdeling Inkoop betrekken.”
Voorlopers
Max Hübner (PGGM) en Mariëlle van de Weijenberg (Heijmans N.V.) zijn als GCs al enige tijd bezig met het professionaliseren van de inkoop. Van de Weijenberg: “Het resultaat van de benchmark verbaast mij niet. Als iemand uit de business je hulp nodig heeft, ga je – dienstverlenend als we zijn – vliegensvlug op zoek naar een advocaat. Terwijl je achteraf denkt: ik had er beleidsmatig toch meer mee moeten doen. Betrek daarom Inkoop erbij, want het verkrijgen van een optimale prijs/kwaliteit is hun vak.” Hübner vult aan: “Maak gebruik van slimme technologische toepassingen. Zo werken wij met Statements of Work waarin we van tevoren vastleggen wat advocaten wel of niet voor ons gaan doen.”
Focus op kwaliteit
Keynote speaker Willem van Oppen weet, als voormalig ‘CPO van het jaar’, alles over slim inkopen. De voormalig Chief Procurement Officer van DSM, Philips en KPN, trakteert de aanwezigen op talloze best practices uit zijn carrière. Zijn boodschap is om niet te blijven ‘hangen’ in het traditionele, maar om juist samen op te trekken met inkoop en de dienstverleners. “Werk gezamenlijk naar een gemeenschappelijk doel. Zeg dus niet tegen je leverancier ‘dat moet je doen’, maar: ‘dit willen wij als organisatie bereiken’. Focus daarnaast altijd op consumer satisfaction. Bij het gebruik van KPI’s is het essentieel om niet op kosten te sturen, maar op kwaliteit. Dat leidt tot een enorme kostenbesparing.” Ook is het van belang dat inkopers de taal van de jurist spreken en andersom. “Als je heel feitelijk communiceert over je eigen vakgebied kom je nergens. Probeer het te verpakken in een taal die aanslaat, want: if you do what you always did, you will get what you always got”, aldus Van Oppen.
Roundtables
Na deze inspirerende inleiding over Smart Legal Sourcing worden in meerdere Roundtables ervaringen en ideeën uitgewisseld aan de hand van een viertal vragen. Vervolgens is de meest opvallende feedback per vraag op een rijtje gezet (zie hieronder). Tijdens de afsluitende netwerkborrel wordt nog lange tijd gezellig nagepraat en kennis met elkaar gemaakt. Na afloop ontvangen alle aanwezigen een exemplaar van het splinternieuwe General Counsel NL Benchmarkonderzoek 2014.
Opvallende feedback Roundtables
Hoe bepaal ik aan welke legal support mijn organisatie behoefte heeft?
- Klantperspectief staat voorop: waaraan hebben zij behoefte?
- Inzage in businessplannen: haalplicht bij Legal i.p.v. brengplicht Business
Hoe bepaal ik wat ik binnen mijn afdeling afhandel en wat ik uitbesteed?
- Uitgangspunt: zoveel mogelijk zelf doen
- Niet-kerntaken kunnen worden uitbesteed
Gunnen: hoe selecteer ik de best passende dienstverleners?
- Kennis over de business en branche
- Het gaat vooral om de persoon, minder om het kantoor
Hoe beoordeel ik de dienstverlening van externen het best?
- Periodieke evaluaties
- Er valt nog veel te professionaliseren op dit gebied
De conclusies uit alle 24 ronde tafels vind je hier: Conclusies moderatoren
Nawoord Max Hübner, host en director corporate legal & tax PGGM
De bijeenkomst kenmerkte zich door de diepgang van de discussies. Wat mij verder aansprak was de openhartigheid waarmee de collega GC hun ervaringen deelden.
Door de goed gekozen opzet was er veel ruimte voor diepgang. Ook deel ik met mijn collega’s het besef dat we stappen hebben gezet, meters aan het maken zijn en een stip op de horizon hebben staan.
Foto impressie
