Vaak komen we bij de bestuurder van een onderneming aan tafel nadat zich een incident heeft voorgedaan. De wijze waarop bestuurders op dat incident reageren verschilt per keer. Voor de GC is een cruciale rol weggelegd voor het aangeven van de verschillende opties aan bestuurders.
Hoe reageren bestuurders?
Doorgaans speelt een aantal factoren een rol bij de reactie van bestuurders.Is het incident intern geconstateerd of is dit via de pers of een klokkenluider bekendgemaakt? Een tweede belangrijke factor is de groep stakeholders waarmee de onderneming te maken heeft. Als derde factor: gaat het om een beursgenoteerde onderneming of een publieke of private instelling, of streeft de organisatie vooral een maatschappelijke taak na? Vaak wordt de GC door bestuurders bij de reactie op het incident betrokken.
Pavlovreactie
Als eerste respons zien we vaak een Pavlovreactie: ‘wie heeft dat gedaan?’ of ‘we gaan dit tot op de bodem uitzoeken’. Deze eerste statements zijn vaak bepalend voor het verloop van de vervolgacties. Kort door de bocht: het incident wordt geïsoleerd, opgelost, de betrokken medewerker krijgt een sanctie, het credo is ‘back-to-business’ en men gaat opgelucht over tot de orde van de dag.
Doorgaans wordt na het oplossen van een incident (te) weinig tijd genomen om na te denken over wat de onderneming hiervan kan leren. Het aangeven van deze optie is naar onze mening een belangrijke rol voor de GC. Bestuurders kunnen worden overtuigd om voor deze optie te kiezen, door te wijzen op het lange termijn leereffect voor de organisatie op compliance gebied.
Een incident is namelijk een goed moment om jezelf de volgende vragen te stellen:
- Gaan we dit incident uitvergroten en de sanctie gebruiken als voorbeeld of als stok om te waarschuwen en herhaling te voorkomen?
- Is eigenlijk wel sprake van een incident of ligt er iets structureels aan ten grondslag?
- Als het incident geen incident is, grijpen we dit dan aan om bewustwording te creëren en een verbeterplan voor de organisatie op te stellen?
- Welke verbeteringen zijn er nodig om dergelijke incidenten in de toekomst te voorkomen?
- Durven we ook naar de eigen omgeving, naar onszelf en naar de governance en verantwoordelijkheden te kijken? Werkt ons bestuurs- en toezichtsmodel nog wel voldoende?
Ingrijpen én vragen durven stellen
Kordaat ingrijpen en actie ondernemen levert op de korte termijn helderheid op. Dit geeft het signaal dat de bestuurder het incident serieus neemt. Het is moeilijker om ook de vraag te stellen: ‘Is het wel een incident?’ en ‘Kunnen wij als bestuurder of toezichthouder hier iets van leren?’ Zelfreflectie dus. Het stellen van deze vraag vergt moed. Natuurlijk dienen bestuurders verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid en de behaalde resultaten, maar het is ook raadzaam om een incident aan te grijpen als leermoment. ‘Meer pijn nemen op de korte termijn’ helpt om de onderneming op den duur structureel weerbaarder te maken.
Naar onze mening is het een belangrijke rol van de GC om ook de optie van diepgaander onderzoek op tafel te leggen, omdat het lange termijn belang van de onderneming hiermee gediend kan zijn. Hierbij bestaat uiteraard ook de mogelijkheid om een externe onderzoeker in te schakelen.
Takeaways
- Bestuurders dienen een incident binnen de organisatie aan te grijpen als leermoment
- Kordaat ingrijpen is goed, maar durf ook vragen te stellen en aan zelfreflectie te doen
- Meer pijn nemen op de korte termijn kan helpen de organisatie structureel weerbaarder maken