Onze samenleving wordt steeds complexer. Automatisering, big data, internationalisatie, juridisering en verregaande specialisatie leveren veel op maar dragen ook bij aan die complexiteit.
Het goed managen van omvangrijke en complexe projecten is dan ook voor veel bedrijven van groot belang, dus ook het managen van de juridische aspecten van dergelijke projecten. Gedacht kan worden product recalls, omvangrijke juridische procedures, compliance programma’s, outsourcing trajecten, herstructureringen, herfinancieringen en fusie- en overnametrajecten, zeker als er meerdere jurisdicties, veel stakeholders en disciplines, zowel intern als extern, bij betrokken zijn.
Hoe kunnen bedrijfsjuristen, maar ook advocaten/juridisch adviseurs bijdragen aan het managen van dergelijke grote projecten?
Projectmanagement
In navolging van andere takken van sport, zoals IT en management consulting, is het ook voor juristen zinvol om projectmanagementmethoden en –technieken gericht toe te passen. Er zijn vele methoden en “hypes”, zoals Prince2, Scrum, (lean) SixSigma, van eenvoudig tot zeer complex, maar in essentie komt het neer op het systematisch adresseren van een paar kernvragen: wat moet er gedaan worden (en wat vooral niet), wie zijn de belanghebbenden, wie doet het, met welke middelen, tools en templates en wanneer. Het implementeren van een gestructureerde aanpak van projecten verhoogt de doorloopsnelheid, verlaagt de foutmarge en verbetert de afstemming en onderlinge communicatie tussen de stakeholders. Vaak is het niet nodig om een bepaalde projectmanagementmethode volledig te omarmen en te implementeren, integendeel. Enige kennis en bewustwording van en training in de basisbeginselen van projectmanagement levert vaak al een enorme efficiëntieslag op.
Technologie
De inzet van technologie bij grotere (juridische) projecten is niet meer weg te denken. Gedacht kan onder andere worden aan Sharepoint, digitale data rooms, e-discovery software en contract assembly- en projectmanagementtools. Dergelijke tools en software stellen de verschillende interne, maar ook externe stakeholders in staat om simultaan een bijdrage te leveren aan het project en op efficiënte wijze informatie te delen. Ook kunnen met softwaretools werkprocessen gestandaardiseerd worden.
Technologie stelt teams ook in staat gebruik te maken van “big data”. Onder het mom van meten is weten kunnen afwijkingen respectievelijk problemen eerder gesignaleerd worden. Bij de inzet van technologie is overigens wel vereist dat deze tools intuïtief werken en gemakkelijk te gebruiken zijn. Het gaat immers niet om de techniek, maar om de toepasbaarheid ervan.
Samenstelling juridisch team
Onze, mede door technologie, steeds complexer wordende en steeds sneller veranderende wereld eist andere kwaliteiten van alle betrokkenen. Dus ook van de betrokken juristen. Het gaat niet meer alleen om parate juridische kennis, maar om het managen van juridische informatie en het plaatsen van die informatie in de juiste business context. Dat vereist niet alleen een juridische, maar ook een bredere blik met gevoel voor onder andere bedrijfseconomische en technologische aspecten. Daarnaast dient de jurist bovendien over de nodige communicatieve vaardigheden te beschikken en goed te kunnen samenwerken. Bij de opbouw en samenstelling van een (project)team en de juridische afdeling respectievelijk sectie zou dan ook aandacht besteed dienen te worden aan diversiteit van kennis, kunde en vaardigheden, ook op niet juridisch vlak en het verkrijgen van niet- juridische skills en kennis door middel van opleidingen en trainingen.
Complexiteit betekent daardoor ook uitdaging en kans. Het juridische team dat daar op in speelt, zal ook in de toekomst toegevoegde waarde kunnen blijven leveren.