Het komt geregeld voor dat werknemers zich schuldig maken aan fraude op het werk. Dit frauduleuze handelen kan verschillende vormen aannemen. Gedacht kan worden aan het indienen van onjuiste onkostendeclaraties ter verkrijging van financieel voordeel of het zonder toestemming van de werkgever voor privédoeleinden gebruikmaken van bedrijfsmiddelen, bijvoorbeeld een bedrijfsauto.
Een recent en zeer bijzonder voorbeeld uit de rechtspraak is een kwestie waarin een werkneemster haar werkgever had voorgelogen (ECLI:NL:RBNHO:2025:4508). Werkneemster verscheen in haar tweede werkweek niet op het werk en gaf daarvoor als verklaring dat haar zoon ernstig ziek zou zijn. Kort nadien zou de zoon van werkneemster zijn overleden en zij gaf bij haar werkgever aan in de financiële problemen te komen door de uitvaartkosten. De werkgever heeft daarop aangegeven een gedeelte van de grafsteen van de zoon van werkneemster te willen betalen. Een factuur van de grafsteen en de rouwkaart werden aan de werkgever toegezonden. Die documenten leverden vragen op bij de werkgever en uiteindelijk kwam aan het licht dat de zoon van werkneemster niet was overleden. Werkneemster is op staande voet ontslagen en dient (onder meer) de schade van haar werkgever te vergoeden.
Do’s and dont’s
Do #1 – Informeer de leidinggevende van de desbetreffende werknemer over het vermoeden
De leidinggevende van de betrokken werknemer kan er vervolgens voor zorgen dat de juiste personen binnen de organisatie van het vermoeden op de hoogte worden gebracht en onderling kan worden afgestemd hoe met de situatie zal worden omgegaan. Het zou in dit stadium ook kunnen dat de leidinggevende zelf reeds beschikt over kennis die het vermoeden kan versterken of kan afzwakken. Vaak kan de leidinggevende ook aangeven welke werknemers in het kader van een eventueel onderzoek gehoord zouden moeten worden.
Een don’t (#1)in dit kader is om het vermoeden breder binnen de organisatie te bespreken zonder dat daar noodzaak toe bestaat. Daarmee voorkom je onder meer dat de werknemer ten aanzien van wie het vermoeden bestaat de verhaalsmogelijkheden gaat frustreren door bijvoorbeeld gelden (gestolen van de werkgever) over te boeken naar derden, omdat de werknemer ervan op de hoogte is geraakt dat de werkgever bekend is met het vermoeden. Tegelijkertijd is nog altijd sprake van een vermoeden en kan het breder bespreken van dit vermoeden de reputatie van de werknemer beschadigen, zeker wanneer later vast komt te staan dat het vermoeden ongegrond was.
Do #2 – Stel de werknemer op non-actief
Zodra het vermoeden bekend is bij de juiste personen binnen de organisatie is het raadzaam om diezelfde dag nog over te gaan tot het op non-actief stellen van de werknemer. Onder omstandigheden kan de werknemer daarbij worden afgesloten van de systemen van de werkgever. Advies is om het salaris (en overige emolumenten) gedurende de non-actiefstelling door te betalen, omdat nog altijd sprake is van een vermoeden en niet van een vastgesteld feit. Vergeet niet de non-actiefstelling (met behoud van salaris en overige emolumenten) schriftelijk aan de werknemer te bevestigen.
Do #3 – Handel voortvarend
Een werkgever kan na het moment dat de werknemer op non-actief is gesteld niet achterover gaan leunen. Er wordt verwacht dat voortvarend wordt gehandeld en de desbetreffende werknemer kan niet (te lang) in onwetendheid worden gelaten. Als de feiten en omstandigheden bovendien aanleiding zouden kunnen geven voor een ontslag op staande voet moet voortvarend worden gehandeld, nu de wet vereist dat een ontslag op staande voet onverwijld (met gezwinde spoed) wordt verleend en wordt medegedeeld. Is geen sprake van onverwijld handelen geweest, dan kan het ontslag op staande voet op verzoek van de werknemer vernietigd worden of aan de werknemer een billijke vergoeding worden toegekend.
Een don’t (#3) hierbij is té voortvarend – en als gevolg daarvan onzorgvuldig – handelen. Soms zijn de feiten en omstandigheden dusdanig complex dat onderzoek dient te worden gedaan. In eerste instantie zou de werkgever dit onderzoek zelf kunnen doen. Op het moment dat sprake blijkt te zijn van een vermoeden waarvan de juistheid lastig te achterhalen is door de werkgever zelf, is onderzoek door een externe partij een mogelijkheid. Voor die externe partij geldt echter ook dat voortvarend moet worden gehandeld en de werkgever kan zich niet achter het treuzelen van deze partij verschuilen. De voor het ontslag op staande voet vereiste onverwijldheid biedt ruimte voor een dergelijk onderzoek, zo lang de werkgever (of de externe onderzoeker) kan verklaren waarom het onderzoek een bepaalde tijdsperiode in beslag genomen heeft.
Slotopmerkingen
Bovengenoemde do’s and don’ts kunnen voorkomen dat in het beginstadium na bekendwording met een vermoeden van fraude fouten worden gemaakt. Uiteraard vormen deze do’s and don’ts geen uitputtende lijst en is maatwerk in dit soort gevallen geboden. Nauw contact tussen de legal counsel (of advocaat) wordt aanbevolen en kan misstappen voorkomen.
