Hoeveel tijd verspillen uw directe medewerkers of uzelf niet aan eindeloos zoeken naar documenten, waarvan iedereen weet dat ze ergens moeten zijn? Vast veel te veel! Een goed voornemen voor 2019 zou zijn om daarmee te stoppen!

We maken het allemaal op een regelmatige basis mee: je zit midden in een zaak, er moet een antwoord naar de andere partij of er moet een beslissing genomen worden op basis van feiten en niet op basis van veronderstellingen. Iedereen weet van het bestaan van een document, maar niemand kan het vinden. Het gevolg: de hele afdeling is uren aan het zoeken en uiteindelijk wordt het document gevonden op een plaats waar niemand het verwachtte.

Dit kan vele oorzaken hebben: het document is niet of verkeerd gearchiveerd, of de medewerker die het geschreven heeft werkt niet meer bij het bedrijf. Het kan ook zijn dat men niet meer weet onder welke categorie of in welk dossier het document gearchiveerd is. Mogelijk kan het systeem waar het document in staat niet de volledige inhoud van het document doorzoeken, of iemand heeft het document wel gescand en gearchiveerd, maar is vergeten de inhoud van het document doorzoekbaar te maken… zo kunnen we nog wel even doorgaan.

Het resultaat is dat je met de hele afdeling meer aan het zoeken bent dan met normaal werk bezig bent. Cruciale beslissingen kunnen niet genomen worden en je wordt gedwongen te handelen op basis van veronderstellingen in plaats van feiten.

Omdat dossiers steeds groter en complexer worden, wordt dit probleem ook steeds nijpender. Denk aan de afhandeling van schadeclaims richting de verzekering, het beheer van patentdossiers of wereldwijde handelsmerkregistraties, het onderhandelen van grote contracten, het inventariseren van rechten, plichten en juridische risico’s bij (potentiële) conflicten: snel toegang hebben tot de inhoud van alle documenten om de essentie van de zaak te ontdekken is absolute noodzaak.

Daarnaast is ‘gewoon zoeken’ niet goed genoeg meer om in zulke grote dossiers snel te vinden wat je zoekt, zeker als je niet precies weet welke trefwoorden te gebruiken, of als niet precies bekend is wat je zoekt.

Bovenstaande vraagstukken zijn nu precies de problemen die eDiscovery software oplost. Dergelijke systemen zijn bij uitstek geschikt om snel grote hoeveelheden ongestructureerde informatie automatisch te organiseren, analyseren en op een krachtige en gebruikersvriendelijke manier doorzoekbaar te maken. Je kunt hele mailboxen, file shares of SharePoint-projecten uploaden in zo’n systeem. Het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding.

Vervolgens worden elektronische bestanden (en de verborgen onderdelen ervan) automatisch doorzoekbaar gemaakt en pakken ze informatie in ZIP, PST of NSF bestanden automatisch uit. Hierna is ieder onderdeel van alle bestanden volledig doorzoekbaar en kan alle informatie in die bestanden ook gebruikt worden om de documenten automatisch te organiseren en sorteren.

Je kunt het systeem tevens van tevoren aangeven waar je het meest in geïnteresseerd bent. Dit kan met eenvoudige voorgeprogrammeerde zoekopdrachten, maar ook door meer geavanceerde technieken te gebruiken zoals text-mining of artificial intelligence, die je in staat stellen om het systeem te leren wat je zoekt.

Dit is precies de reden dat steeds meer GC’s die bekend zijn met de kracht van eDiscovery software deze technologie ook inzetten voor andere document-intensieve taken. Denk bijvoorbeeld aan het tijdelijk toegankelijk maken van complexe dossiers gerelateerd aan overnames, contractonderhandelingen, patentaanvragen, het archiveren van mailboxen van oud-medewerkers, maar ook om bijvoorbeeld snel een governance audit te doen.

Er zijn zelfs GC’s die permanente data rooms, archieven voor contracten, beheer van vastgoed, patenten of wereldwijde handelsmerkregistraties in eDiscovery systemen aanmaken, omdat ze op ieder moment snel en eenvoudig toegang willen hebben tot de inhoud ervan.

Wilt u meer te weten komen, neem dan contact met ons op, dan kunnen wij u laten zien hoe ook uw afdeling kan profiteren van eDiscovery technologie en hoe we u in 2019 kunnen helpen te stoppen met eindeloos zoeken en uw tijd en moeite in uw werk kunt steken.

 

ZyLAB ONE eDiscovery

ZyLAB is het enige Nederlandse softwarebedrijf met meer dan 30 jaar ervaring in eDiscovery en informatiemanagement en heeft zich bewezen in talrijke grootschalige corporate en strafrechtelijke zaken over de hele wereld. Meer informatie op www.zylab.nl
ZyLAB ONE eDiscovery gebruikt de meest recente datawetenschap-technieken uit de wereld van Artificial Intelligence om specifieke documentcategorieën te ontdekken en in die documenten relevante informatie te vinden.

 

Prof dr ir J.C. Scholtes

020 6919550 | scholtes@zylab.com

Since 2008, Scholtes holds the extra-ordinary Chair in Text Mining from the Department of Data Science at the Department of Science and Engineering of the University of Maastricht.

As of 2018, Scholtes is president of the Benelux Chapter of ACEDS, the Association of Certified eDiscovery Specialists.

Scholtes has been involved in deploying in-house e-discovery software with organization such as the UN War Crimes Tribunals, the FBI-ENRON investigations, the EOP (White House), and thousands of other users worldwide.

Before joining ZyLAB in 1989, Scholtes was lieutenant in the intelligence department of the Royal Dutch Navy. Scholtes holds a M.Sc. degree in Computer Science from Delft University of Technology and a Ph.D. in Computational Linguistics from the University of Amsterdam. He is the author of 8 patents in text-mining and machine learning.