Voor effectieve toepassing van Alternative Fee Arrangements en andere vormen van kostenmanagement is een open dialoog tussen General Counsel en Advocaat noodzakelijk
Meer dan voorheen hechten zowel General Counsel als moderne advocaten aan het voorspelbaar maken van de totale juridische kosten voor een bepaalde kwestie. Naast het bieden van een hoog juridisch niveau, werkbare adviezen en kennis van de business mogen GCs van scherpe advocaten goede en tijdige tussentijdse rapportage over de legal spend verwachten. Zo worden onaangename discussies, verrassingen en bijbehorende emoties voorkomen.
Dat vereist heldere communicatie op meerdere momenten in het proces. Niet alleen als wordt gedeclareerd volgens ‘uurtje-factuurtje’ maar ook in het geval alternatieve fee arrangements worden afgesproken. In de eerste plaats natuurlijk bij de aanvang: voor welke vorm van declareren leent een specifieke kwestie zich het best? Wat zijn de wensen van de GC hieromtrent? Immers, vaak heeft de GC ook weer met ‘interne klanten’ te maken. De advocaat heeft de taak om GC uitleg te geven welke mogelijkheden er zijn en wat de voor- en nadelen zijn.
Ook gedurende de rit moet er regelmatig worden gecommuniceerd. Het initiatief hoort bij de advocaat te liggen. Niet alleen over de inhoud van de zaak en de ontwikkelingen, strategieën en dergelijke maar ook over operationele zaken zoals hoe de legal fees zich ontwikkelen en zich verhouden tot eerdere opgegeven fee quotes. Daarnaast moet besproken worden of de communicatie met betrokkenen binnen het bedrijf van de GC en binnen het kantoor van de advocaat volgens wens verloopt. Zo worden en blijven GC en advocaat business partner en groeit het vertrouwen.
Voorbeelden van alternatieve fee arrangements zijn onder meer:
- Capped fees: totale fee bedrag kan niet hoger worden dan vooraf afgesproken maximum fee bedrag (wel minder)
- Fixed fees: client betaalt een vast bedrag, ongeacht aantal uren besteed aan de zaak
- Abort fees: als transactie niet doorgaat, zal een vooraf afgesproken korting op het feebedrag toegepast worden
- Success fees: als transactie succesvol is, zal een vooraf afgesproken verhoging van het feebedrag toegepast worden;
- Abonnementen: tegen een vast bedrag per maand, kwartaal of jaar worden relatief eenvoudige zaken behandeld
- Discounted fees: op standaard uurtarieven wordt een korting toegepast
- Volume discounts: als in een jaar een bepaald niveau aan fees wordt bereikt, wordt een verdere korting toegepast op de toepasselijke uurtarieven
Flexibiliteit, communicatie en vertrouwen van zowel de cliënt als van het advocatenkantoor zijn de kernwoorden. Geen enkele zaak loopt immers precies zoals verwacht en dat kan gedurende de rit leiden tot lagere of hogere kosten. Dat vereist dat verwachtingen aan beide kanten goed worden gemanaged en duidelijk wordt gemaakt wat men van de ander verwacht. En dat is eigenlijk een ontzettend leuk proces: voor beide kanten gaat een dossier dan veel meer leven.
Om alles te laten werken is samengevat het volgende nodig:
- Een ervaren GC en een ervaren advocaat met kennis van de business: helderheid over de contactpersonen en die moeten het bij voorkeur goed kunnen vinden met elkaar
- Heldere vragen / wensen van een GC, goed beschreven in een Request For Proposal
- Vertrouwen tussen de GC en de advocaat die samen afspraken vastleggen (onder meer over scope of work en wat de veronderstellingen („assumptions”) zijn die de grondslag vormen voor de opgegeven fee quotes) en ook steeds tussentijds evalueren
- Goede IT support vanuit het advocatenkantoor dat eenvoudig inzicht geeft in de legal costs op basis waarvan de advocaat en GC kunnen managen
- Goede evaluatie achteraf in de vorm van een kwalitatief gesprek zodat verdere best practices worden ontwikkeld
Graag ga ik tijdens een Roundtable gedurende het General Counsel NL Najaarscongres op 7 oktober a.s. hierover verder in gesprek met u, met name over de mogelijke vormen van Alternatieve Fee Arrangements om kosten te managen.