De potentie van Legal Tech om de eigen interne bedrijfsvoering te verbeteren is inmiddels wel bekend. Wij zien steeds vaker dat de GC door een slimme inzet van techniek het juridische proces binnen zijn eigen team heeft geoptimaliseerd. De rol van de externe advocaat in dit proces is echter minimaal. Dat kan beter.
Procesverbetering
Legal Tech heeft grote beloftes, maar lang nog niet allemaal zullen ze snel kunnen worden ingelost. Artificiële intelligentie vervangt voorlopig nog geen jurist en ook van volledig geautomatiseerde contract drafting is nog geen sprake. Waar Legal Tech wel al meteen toegevoegde waarde heeft, is procesverbetering. Hieronder versta ik het inzetten van software om de stappen in het juridische proces te begeleiden. Denk bijvoorbeeld aan een softwarepakket dat van alle relevante stappen, van intake van tot elektronische ondertekening, de status bijhoudt en taken toebedeelt. Deze contractmanagementtools bestaan voor de grote corporates al langer (SAP/Ariba, bijvoorbeeld) en er komen nu steeds meer laagdrempelige alternatieven bij met nieuwe functies. De takenlijsten in word-documenten zijn nog niet helemaal verdwenen, maar worden langzamerhand vervangen door pakketten zoals Effacts en ContractRoom.
Het grote voordeel voor de GC is inzicht in het proces en de processtappen van de juristen in het team. Wie werkt waaraan, waar liggen zaken stil, welke stappen moeten nog worden gezet om het dossier af te ronden? Ook maakt slimme inzet van deze tools het veel eenvoudiger om dossiers over te dragen of stappen uit te besteden.
Wat is het probleem?
Bij het inschakelen van een externe advocaat wordt vaak teruggevallen op de oude manier van werken. Een dossier wordt overgedragen met een bepaalde instructie en daarna gaat de communicatie zoals vanouds per email of telefoon. Voor kleine opdrachten is dit in de regel prima, maar als advocaten worden ingezet om een groot (out)sourcingtraject te begeleiden, of een procedure te voeren, wordt het gemis aan tools voelbaar. Van sturing op proces is weinig sprake meer en zicht is er alleen op het eindproduct en de tussenliggende rapportagestappen. Hierdoor gaat een deel van de effectiviteit van Legal Tech tools weer verloren.
Oplossing
De oplossing is gelukkig simpel; maak de advocaten onderdeel van het proces en stel dezelfde eisen als aan de eigen juristen. Geef ze toegang tot een afgeschermd deel van de Legal Tech tools en maak ze een actieve gebruiker (let op de licentievoorwaarden). Vraag ze om net als de eigen jurist hun onderhandelingsstappen te loggen, betrek ze in de approval flows, leg service levels op en vraag ze om hierover te rapporteren.
En als de eigen organisatie qua tools nog niet zo ver is, leg de regie dan bij het advocatenkantoor. Vraag al bij de eerste instructie hoe zij ervoor gaan zorgen dat het proces transparant is, welke tools zij gebruiken, wat de lijnen zijn tussen business en jurist, etc. Zeker voor de grotere trajecten is het logisch en redelijk om te verwachten dat een goede advocaat hierop een antwoord heeft.
Tot slot, betaal niet voor leercurve. Advocatenkantoren roepen al jaren dat zij meegaan met de ontwikkelingen van de cliënt en de cliënt begrijpen. Dit is een prima gelegenheid om te testen of de kantoren echt tech-savvy zijn, of dat hun interesse meer gedreven is uit marketingperspectief.