De ‘zegen’ van de juridische afdeling op een contract is belangrijk, maar de juridische afdeling kan, alle pogingen tot standaardiseringen ten spijt, simpelweg niet alle contracten binnen een onderneming ‘afzegenen’. Daartoe ontbreekt simpelweg de capaciteit. Daarnaast is het natuurlijk de vraag of het wenselijk is dat alle contracten die een onderneming wil afsluiten ook allemaal het oog van de bedrijfsjurist passeren. Kortom, er zullen noodzakelijkerwijs keuzes gemaakt moeten worden. Maar op basis waarvan? En hoe zit het met de opleiding van de lijnmedewerkers die geacht worden zelf, eerstelijns, hun ‘juridische’ boontjes te doppen? Daarover gaat dit artikel en één van de ronde tafels tijdens het naderende najaarscongres.
Shiften is noodzaak
In de kern zal bij ieder verzoek dat de juridische afdeling bereikt, de vraag moeten worden beantwoord of daaraan opvolging zal worden gegeven binnen de juridische afdeling zelf, door een (externe) advocaat of dat het verzoek moet worden teruggelegd naar de business om daar verder te worden opgepakt en afgedaan. Om daarin een verantwoorde keuze te kunnen maken, is een zekere mate van beleidsvorming en standaardisering wenselijk. Maar wat zijn de uitgangspunten voor dat beleid? Wordt bijvoorbeeld enkel gekeken naar het financiële belang van een contract? De commerciële risico’s? De relevantie voor de continuïteit van de onderneming? Of de juridische risico’s? En als de juridische risico’s in dat kader relevant zijn, wie gaat die dan in eerste instantie beoordelen, op basis waarvan en, wanneer het de business zelf is die daar iets van zal moeten gaan vinden, hoe is dan gewaarborgd dat daartoe voldoende basiskennis aanwezig is? Over deze en aanpalende vragen zal op het GCN Jaarcongres een ronde tafel worden georganiseerd, maar vooruitlopend daarop meen ik er goed aan te doen om alvast kort enige bespiegelingen op papier te zetten.
Grosso modo zijn er drie belangrijke beperkingen die het noodzakelijk maken om een shifting aan te brengen in het werk dat de juridische afdeling bereikt. In eerste instantie is dat natuurlijk de beschikbare capaciteit. Die zal, zeker bij juridische afdelingen van een iets bescheidener omvang, al in eerste instantie nopen tot het aanbrengen van een beperking op de stortvloed van zaken die in de praktijk over de juridische afdeling heen spoelt. Daarnaast is er de beschikbare expertise. Deze is uiteraard bepalend voor wat er zelf gedaan kan worden en wat aan externe deskundigen moet worden uitbesteed. En last but not least is het maar de vraag of het wenselijk zou zijn indien al het werk waar ook maar een klein juridisch randje aanzit, op het bordje van de juridische afdeling zou komen te liggen. Dat zou mijns inziens onvoldoende recht doen aan de eigen verantwoordelijkheid van de business die, binnen beperkte grenzen, ook zal moeten leren omgaan met bepaalde juridische vraagstukken. Zo zou ik bijvoorbeeld van een inkoper verwachten dat deze geen overeenkomsten met toeleveranciers afsluit waarin laatstgenoemden hun aansprakelijkheid tot een minimum beperken en, omgedraaid, verwacht ik van een verkoper dat deze zich realiseert dat hij geen overeenkomsten mag sluiten waarin een ongelimiteerde aansprakelijkheid wordt geaccepteerd.
Kortom, het vooraanstaande dwingt de General Counsel om na te denken over beleidsvorming op dit punt. Daarnaast zal de General Counsel de gedachte moeten laten gaan over het antwoord op de vraag hoe in voldoende mate gewaarborgd is dat de business ook zelf in staat is om de belangrijkste juridische voetangels en -klemmen aan de inkoop- en verkoopzijde te kunnen onderkennen. En natuurlijk rijst de vraag wat legal tech in dit kader kan betekenen. Dat laatste betekent in elk geval dat er ook iets aan opleiding gedaan zal moeten worden.
Tot slot is duidelijk dat standaardisering op alle fronten kan helpen. Dat betekent in de praktijk uiteraard niet alleen de beschikbaarheid van algemene in- en verkoopvoorwaarden, maar ook de beschikbaarheid van uniforme raamcontracten en specifieke contractclausules en richtlijnen over de omgang met bepaalde, wezenlijke contractonderdelen, zoals garanties, aansprakelijkheid, toepasselijk recht en wijze van geschillenbeslechting.
Ronde tafel GCN Najaarscongres
Zoals aangegeven vindt er over dit thema op het GCN najaarscongres een ronde tafel plaats. Tijdens die ronde tafel zal meer uitvoerig worden gediscussieerd over de vragen die hiervoor zijn opgeworpen en kunnen de deelnemers van elkaars oplossingen leren. Want één ding is duidelijk: shiften is noodzaak en daar heeft iedere General Counsel mee te maken!