Legal Tech was voor juridische afdelingen lang een ver-van-mijn-bed show, maar de laatste jaren verandert dit snel. Niet alleen is de General Counsel vaak verder, ook is Legal Tech praktischer geworden. Dit zie je terug in de volgende drie trends.
Stel de gebruiker centraal
Een belangrijke ontwikkeling is dat de technologie steeds beter aansluit bij de mensen die de het moeten gebruiken en de processen in een organisatie. Ontwikkelaars kijken niet meer alleen naar wat er technisch mogelijk is, maar nemen de tijd om goed te onderzoeken tegen wat voor problemen mensen in de praktijk aanlopen. Waarom gaan mensen bijvoorbeeld liever zelf knutselen met een contract, en nemen ze geen contact op met de juridische afdeling?
Wij kwamen deze situatie in de praktijk tegen, en daar bleken een aantal factoren te spelen. Zo onderschatte men het risico van ‘knutselen’. Daarnaast was het ‘correcte’ proces lastig: men vond het moeilijk om de juiste persoon in de organisatie te vinden, en was daarnaast (misschien terecht) bang dat het lang zou duren voordat het contract klaar was. Technologie kon in dit geval helpen. We ontwikkelden een online tool, vindbaar op het intranet, waarmee medewerkers binnen tien minuten het juiste contract konden samenstellen. De uitdaging bleek in dit traject uiteindelijk niet technisch te zijn, maar lag in de communicatie met de gebruiker. Hoe stel je in een online tool nou de vragen op zo’n manier dat de niet-jurist ze begrijpt, maar ze ook de antwoorden opleveren die de juridische afdeling graag zou zien?
Benut de kwaliteiten van de jurist
Als het over Legal Tech gaat, wordt er vaak gesproken over kunstmatige intelligentie. Maar momenteel zit de grote groei toch echt bij de tools die de jurist helpen om haar eigen kwaliteiten effectiever in te zetten. Hoe zorg je er voor dat je kennis goed toegankelijk is voor de juiste mensen? Hoe zorg je ervoor dat je niet steeds opnieuw vergelijkbare adviezen of contracten hoeft te schrijven? En hoe voorkom je fouten wanneer je werkt op basis van Word templates?
De contractentool die ik hiervoor noemde is een goed voorbeeld van manier om medewerkers te helpen, maar je ziet ook steeds meer tools die de jurist zelf ondersteunen. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan clause-libraries. Dit zijn tools waarmee elke jurist altijd toegang heeft tot up-to-date templates en clausules. Op deze manier is men minder tijd kwijt met het opstellen van stukken, en is er minder risico op fouten. Bovendien wordt het makkelijker om grip te houden op de inhoud en kwaliteit van de stukken.
Wees in control
Tot slot bieden digitale tools een uitstekende kans om meer inzicht te krijgen in het werk van de juridische afdeling. Als medewerkers bijvoorbeeld zelf digitaal hun geheimhoudingsverklaring opstellen, is het eenvoudig om bij te houden hoe vaak dit gebeurt. En als de juridische afdeling werkt met een clause-library, kan je ook cijfers verzamelen. Welke clausules worden het meest gebruikt? Hoe vaak wordt een bepaald contract opgesteld?
De laatste jaren is er een enorme toename op dit gebied, vooral waar het gaat om een combinatie van digitale procesondersteuning, opslag, en monitoring. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan contract lifecycle management, privacy management, corporate housekeeping, en wwft compliance tools. Dit soort tools werken omdat ze toegespitst zijn op processen die belangrijk zijn voor de juridische afdeling, omdat ze de jurist efficiënter laten omgaan met routineklusjes, en omdat ze het inzicht en de controle sterk vergroten. Legal Tech is niet langer een exotische belofte, maar biedt steeds meer gereedschappen waarmee de juridische afdeling haar taken beter kan uitvoeren.