Een financieel incident of fraude kan in korte tijd leiden tot grote reputatieschade bij een onderneming. De General Counsel (GC) is vanwege de juridische aspecten vaak direct bij een dergelijke zaak betrokken. De GC functioneert bovendien als belangrijke adviseur van het bestuur. In dit artikel beschrijven wij uit onze praktijk aandachtspunten voor de GC bij het managen van een dergelijk complex dossier. Verder geven wij aan wat vooraf al gedaan kan worden om een toekomstige crisis te beheersen.
Bij een fraude of financiële onregelmatigheid is onmiddellijke actie cruciaal om reputatierisico te voorkomen. Het managen van een dergelijk dossier kan complex zijn vanuit juridisch oogpunt, maar is vooral uitdagend vanwege de belangen van de verschillende stakeholders en de grote tijdsdruk.
Het is belangrijk dat de GC zich realiseert dat bij een crisis in eerste instantie het proces voor de inhoud gaat. Samen met het bestuur en inhoudelijke specialisten dient direct een beslissing genomen te worden over de te volgen procedure, de samenstelling en taken van het crisisteam, de communicatielijn en de mogelijke inhuur van externe juridische of forensische specialisten. Onderlinge afstemming is hierbij van cruciaal belang.
Gelukkig kunnen ook voordat een crisis zich manifesteert al stappen worden genomen om goed voorbereid te zijn. Gezien de centrale betrokkenheid van de GC ligt hier een belangrijke taak voor hem/haar. Een vooraf opgesteld crisisdraaiboek is essentieel bij het managen van een crisis. Dit lijkt een open deur maar toch blijkt uit onderzoek dat een dergelijk draaiboek bij een substantieel aantal bedrijven niet aanwezig of niet actueel is. Wij horen te vaak dat zich recent geen incidenten hebben voorgedaan en het ‘zo’n vaart niet zal lopen’. Dit mag echter een goed crisisplan niet in de weg staan.
Ieder bedrijf kan worden geconfronteerd met een financieel incident dat in korte tijd tot een crisis kan uitgroeien. Een goed beleid op governance, risk management en compliance (GRC) kan de kans op een incident aanmerkelijk beperken. Onderdeel van adequaat GRC beleid is het opstellen van een crisisdraaiboek. In een dergelijk draaiboek kunnen de rollen en verantwoordelijkheden van interne en externe specialisten in verschillende scenario’s worden vastgelegd. Dit draaiboek moet regelmatig worden getest om daadwerkelijk effectief te zijn. Een voorbeeld van een test is het uitvoeren van een zogenaamde ‘Mock Dawn Raid’, waarbij een onaangekondigd bezoek van een toezichthouder wordt gesimuleerd.
Door het voortouw te nemen bij deze belangrijke preventieve maatregelen, kan de GC het managen van een crisis zo goed mogelijk beheersbaar maken. Het managen van deze complexe juridische dossiers is een belangrijke uitdaging voor de GC, waarbij een gedegen voorbereiding onderdeel uitmaakt van een goed ondernemingsbeleid.
