Het notariaat staat niet bepaald bekend als voorloper op het gebied van ‘legal technology’, maar nu is er toch wel iets noemenswaardigs. Een BV volledig digitaal oprichten, vanaf 1 augustus van dit jaar moet dat mogelijk zijn. De Europese Richtlijn voor digitale oprichting en inschrijving (de Richtlijn) verplicht de Nederlandse wetgever om dit mogelijk te maken. Het doel van de Richtlijn is om het opstarten van een economische activiteit via het oprichten van een vennootschap gemakkelijker, sneller en tijd- en kosteneffectiever te maken door het gebruik van digitale instrumenten en processen. Op dit moment wordt achter de schermen hard gewerkt aan de implementatie van de Richtlijn; een wetsvoorstel is nog niet beschikbaar.

Digitaal oprichten BV’s
Nu denkt u wellicht: “Oprichten van een BV kan onder het huidige recht toch ook al makkelijk door dat bij volmacht te doen?”. Dat is op zich juist, maar er komt dan wel altijd een papieren akte bij kijken en de handtekening op de volmacht moet gelegaliseerd worden door een notaris. De Richtlijn brengt hier nu verandering in en verplicht lidstaten om een nieuwe digitale wijze van oprichten van vennootschappen mogelijk te maken.

De digitale oprichtingsprocedure zoals beschreven in de Richtlijn, wijkt op drie punten af van de huidige oprichtingsprocedure. Allereerst worden vennootschappen volledig digitaal opgericht en hoeven de oprichters zich niet fysiek te melden bij een notaris of andere autoriteit om een bepaald aspect van de procedure te behandelen. Ten tweede moeten lidstaten zorgen voor digitaal beschikbare modelakten, welke door oprichters gebruikt kunnen worden in het kader van de online oprichtingsprocedure. Tot slot moeten lidstaten kosteloos beknopte en gebruiksvriendelijke informatie beschikbaar stellen om zo de oprichting van vennootschappen te vergemakkelijken.

Oprichters en notaris hebben contact met elkaar via een audio-videoverbinding. In die audio-video verbinding vindt de digitale identificatie van de oprichters plaats door de notaris, wordt de digitale akte digitaal ondertekend door partijen en uiteindelijk gepasseerd door de notaris. Deze digitale oprichtingsakte wordt vervolgens door de notaris aangeboden bij de Kamer van Koophandel en door de notaris bewaard in zijn digitale repertorium.

De rol van de notaris
Aan de keuze om al dan niet een BV op te richten gaat vaak een adviestraject vooraf. Daarin speelt de notaris een belangrijke rol. Als dan de keuze voor de BV is gemaakt, is de rol van de notaris bij de oprichting tweeledig. Allereerst heeft de notaris een zogenaamde “Belehrungspflicht”. Dit houdt in dat hij de partijen goed moet informeren over de inhoud en de gevolgen van de akte. Daarnaast heeft de notaris in het Nederlandse rechtsbestel een taak als poortwachter. De notaris is immers op grond van de Wwft verplicht om ongebruikelijke transacties, welke te maken kunnen hebben met witwaspraktijken en/of financieren van terrorisme, te melden.

De gedachte is dat bij de digitale oprichting de ‘Belehrungspflicht’-rol van de notaris wordt geminimaliseerd omdat met standaard oprichtingsakten wordt gewerkt en er kosteloze universele toelichtingen beschikbaar zijn. Dit zou afdoende informatie moeten zijn voor de oprichters en zodoende uiteindelijk kostenbesparend moeten werken. De vraag is of de oprichters met die beschikbaar gestelde modellen uit de voeten kunnen en of zij de gevolgen van de gemaakte keuzes goed kunnen overzien. Daarnaast is de ondernemer wellicht meer gebaat bij een personenvennootschap in plaats van een (digitale) BV en is het dan dus te hopen dat hij in het voortraject deugdelijk advies heeft ingewonnen.

De rol van poortwachter
Digitale identificatie vindt plaats aan de hand van een digitaal identificatiemiddel. Volgens de Richtlijn moet voor digitale identificatie van de oprichters worden aangesloten bij de zogenoemde eIDAS-verordening. Als de notaris evenwel twijfelt aan de identiteit van een oprichter mag hij fysieke aanwezigheid bij de oprichting vragen. Dit geldt slechts bij uitzondering en mag niet stelselmatig plaatsvinden. Indien de notaris twijfelt aan de goede bedoelingen van een oprichter of aan de herkomst van de fondsen waarmee hij de BV wil gaan starten, dient hij -zoals ook onder het huidige recht al geldt- een melding te doen bij de daarvoor bestaande instanties. Alle huidige onderzoek verplichtingen van de notaris gelden onverkort voor de digitale oprichting.

Afsluitend
Vanaf 1 augustus 2021 moet het mogelijk zijn een BV volledig digitaal op te richten. Hiervoor moet nog wel een wetsvoorstel worden aangenomen. Daar is nog niet direct zicht op. De vraag is of de datum van 1 augustus 2021 wel gehaald gaat worden.

Of de digitale oprichting voor een General Counsel aantrekkelijk wordt, valt nog te bezien. Vaak bestaat de wens om statuten binnen een concern in te richten conform een bepaalde template met specifieke bepalingen en governance die gelden binnen een groep. Daarnaast zijn de handtekeningen van de vertegenwoordigers van oprichters vaak al bekend bij de huisnotaris en biedt digitale oprichting niet veel efficiency winst. Wel zou het kunnen zijn dat de kosten van de digitale BV aantrekkelijker zijn dan die van de ‘papieren’ BV. Maar dat komt dan wel neer op de keuze tussen een confectiepak van internet of een handgemaakt pak uit Napoli.

Over de auteur:

Hendrik Bennebroek Gravenhorst
Lexence N.V.
+31 6 12058857
h.gravenhorst@lexence.com