Barbara van Koppen – KLM

GCN sprak met Barbara van Koppen, SVP Corporate Center & General Counsel bij Royal Dutch KLM, over de impact die Covid heeft gehad op de luchtvaartindustrie en op haar functie als General Counsel bij KLM. 

‘Na een studie bedrijfskunde (BBA) aan Nijenrode en mijn rechtenstudie aan de VU in Amsterdam, ben ik via 2 omzwervingen bij andere werkgevers in 1996 bij KLM begonnen bij een van de business units van de cargo divisie. Na 2,5 jaar heb ik de overstap gemaakt naar het hoofdkantoor als directiesecretaris binnen het team van directiesecretarissen. Sindsdien diverse corporate functies bekleed, waaronder die van VP Investor Relations en VP Company Secretary. Sinds 2007 ben ik naast Company Secretary ook General Counsel. Sinds 2014 bekleed ik mijn huidige functie SVP Corporate Center & General Counsel, en stuur ik een groot aantal Corporate afdelingen aan, waaronder Corporate Legal, Compliance, Privacy, General Secretariat, Public Affairs, Sustainability en Corporate communications.

De jurist als business partner
In omvang is het juridisch team door de jaren heen redelijk constant gebleven. Wel heb ik 2 jaar geleden – gegeven ook de omvang van mijn portefeuille – een Head of Legal aangesteld, die nu de dagelijkse leiding over het team heeft. Corporate Legal is centraal georganiseerd, en beslaat alle juridische ondersteuning aan de KLM organisatie, met uitzondering van HR juridische activiteiten. Iedere jurist heeft een eigen aandachtsgebied, en werkt dus dientengevolge zeer zelfstandig. Bij aanname van nieuwe juristen (bij verloop) neem ik in de regel juristen aan met werkervaring, veelal in de advocatuur. KLM is geen opleidingsplek voor startende juristen, daar is het team te klein voor, en het werkaanbod te groot en divers. Verder vind ik het belangrijk, en daar stuur ik ook op, dat juristen zichtbaar zijn voor interne klanten, zich verdiepen in de business en nooit ‘nee’ verkopen (en wanneer dat al aan de orde moet zijn, altijd een goed en passend alternatief hebben). Zeg maar de jurist als business partner: dat mes snijdt echt aan 2 kanten, uitdagend voor de jurist (en advisering kan dan breder gaan dan sec het juridische) en faciliterend en aanvullend voor de business – win/win.

Hot Topics & Being Good
Naast de Head of Legal bestaat het team uit 10 juristen, 6 man en 4 vrouw op dit moment, in leeftijd een opbouw tussen begin 30 en begin 60. De aard van juridische ondersteuning is super divers en kenmerkend voor de business waarin wij zitten (niet enkel nu vanwege COVID) ‘never a dull moment’. Naast algemeen contractenrecht, moet je dan ook denken aan vloot ver- en aankoop, vloot- en andere financiering, Schiphol gerelateerde vraagstukken (economische regulering, slots), mededingingsrecht, luchtvaartallianties en joint ventures, consumenten / passagiersrechten, IT & data. Generiek geldt dat er in alle gebieden meer aandacht is voor compliance en privacy – dat zijn wat mij betreft echt hot topics die je in alle rechtsgebieden terug ziet. Daarnaast en ook dat heeft impact op het juridisch werk, gaat het vaak niet enkel meer over ‘doing good’ (volgens de wet), maar ook over ‘being good’ (je brede maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen).

COVID Rollercoaster: topsport in een ‘unprecedented’ crisis
Als je mij ruim een jaar geleden had verteld dat de COVID crisis zo lang zou duren, dan had ik dat eerlijk gezegd niet geloofd. Luchtvaart kwam vorig jaar (eind) maart praktisch tot stilstand en is een van de zwaarst getroffen sectoren. In de bijna 25 jaar dat ik bij KLM werk  heb ik vele crises meegemaakt (9/11, SARS, de aswolk), maar COVID spant (helaas) de kroon – in omvang en in duur. Vanaf maart vorig jaar was het snel schakelen: afschalen van de operatie (en later weer opschalen om vervolgens weer af te schalen), vraag naar vrachtvervoer accommoderen (vraag naar vervoer van medische hulpmiddelen en later vaccinaties schoot natuurlijk omhoog), repatriëring van duizenden Nederlanders en Europeanen en ga zo maar door. En in parallel natuurlijk het borgen van de continuïteit van de onderneming; gesprekken met de overheid en banken over een financieel steunpakket met daaraan gekoppelde voorwaarden. Er is een ambitieus herstructureringsplan opgesteld en we hebben afscheid genomen van ruim 5.000 collega’s. Dat mag je gerust inderdaad een roller coaster noemen. In mijn rol ben ik betrokken geweest in de gesprekken en onderhandelingen met de Ministeries en de banken, en natuurlijk bij de interne processen vanuit de directie en de raad van commissarissen. Het is een boeiend en dynamisch speelveld, eigenlijk is het gewoon topsport bedrijven een jaar lang. Datzelfde geldt voor een groot aantal collega’s. Ik ben dan ook supertrots dat we deze ‘unprecedented’ crisis met elkaar toch het hoofd bieden. Een groot compliment voor iedereen.

Het omarmen van onzekerheid
We zijn dankbaar voor de steun die we hebben gekregen – en dat komt met een grote mate van verantwoordelijkheid. Met het huidige tempo van vaccinatie lijkt er licht aan het eind van de tunnel, maar 1 zwaluw maakt nog geen zomer. Natuurlijk zijn we blij dat de vraag naar vliegen weer toeneemt, dat biedt perspectief – tegelijkertijd ligt er echt nog een lange weg van herstel voor ons. Wat ik vooral heb geleerd van deze crisis is dat onzekerheid de nieuwe constante is, dat je in staat moet zijn, ook als General Counsel (en misschien niet altijd jurist-eigen) die onzekerheid als gegeven te omarmen, niet proberen weg te nemen want dat lukt je niet. Als organisatie, en dus als GC, moet je meer dan ooit wendbaar zijn, de waan van de dag durven omarmen. En vooral ook op gezette tijden een aantal stappen terug doen om het overzicht te bewaren en te bewaken. En wanneer dat soms lastig is, is mijn credo: ‘het wordt vanzelf morgen’ – en een nieuwe dag is uiteindelijk ook weer een nieuw begin. Gun je zelf dan ook de tijd tot morgen.

Balans persoonlijk en online
Ik denk dat iedereen het erover eens is dat thuiswerken definitief zijn intrede heeft gedaan. Waar de meningen over uiteen lopen, is de mate waarin. Je kunt er bijna op promoveren. Ik geloof sterk in een gezonde combinatie van kantoor en thuis werken. En die combinatie is ook persoons- (en werk) afhankelijk. Er is geen ‘one size fits all’ – dat moet je dan ook als goed werkgever willen accommoderen. Ik denk dat de ‘old school’ conference call (via de telefoonlijn) inmiddels een ‘bij gebrek aan echt geen ander alternatief’ instrument is geworden – de digitale middelen waarbij je elkaar ook kunt zien zijn echt de toekomst; niet enkel voor vergaderingen overigens, ook voor seminars, etcetera. Tegelijkertijd – geen enkel digitaal middel kan de behoefte (en nut) aan persoonlijk contact, netwerken, informeel samenzijn vervangen. Dus ook hier zullen we weer een balans vinden, waarbij ik zelf verwacht dat in deze balans het persoonlijk contact de boventoon zal blijven voeren. Ooit heb ik gezegd dat de crisis ook aantoont dat files tot het verleden behoren – dat hoop ik om meerdere redenen van harte.

Duurzame balans in vliegen
Voor wat betreft het vliegen: ook daarover zijn de meningen verdeeld. Dat in eerste instantie het vakantievervoer en het zgn. VFR (visiting friends & relatives) terugkomt daar is iedereen het wel over eens. Voor zakelijk vliegen ligt dat anders en daar spelen ook steeds vaker duurzaamheidsoverwegingen een rol. Maar ik verwacht ook dat het zakelijk vervoer terugkomt, omdat uiteindelijk een digitaal middel nooit helemaal een persoonlijk contact kan vervangen. Dus ook daar zal een nieuwe balans worden gevonden – een duurzame balans. Ondanks de crisis blijven wij investeren in een schonere en stillere vloot, in duurzame brandstoffen (SAF) en in een duurzame grondoperatie. Aan ons ook de taak om bedrijven en consumenten te faciliteren in hun wens om duurzaam te vliegen. Met ons Corporate SAF programma en ons CO2zero compensatie programma bieden wij iedereen de mogelijkheid om de CO2 uitstoot te reduceren of te compenseren. Samen kunnen wij ook luchtvaart een duurzame toekomst geven.

10.000 stappen en Netflix
Ik houd heel erg van reizen (en compenseer dan mijn CO2), met gezin, met vriendinnen. Helaas is daarvan weinig terecht gekomen afgelopen jaar. Om ‘fit’ te blijven – juist ook in drukke tijden – loop ik in ieder geval braaf iedere dag 10.000 stappen (dat deed ik overigens ook al pre-COVID). Daarnaast tennis ik, bootcamp ik buiten in de zomer, en als ik dan nog tijd over heb, lees ik graag een boek. En natuurlijk ‘the occasional Netflix-serie’.