In een wereld waarin het aantal rechtszaken gestaag oploopt en de regelgeving op zakelijk vlak exponentieel toeneemt, is het van belang dat bedrijven zich aanpassen aan de gevolgen hiervan. Zeker nu toezichthouders ook steeds actiever worden. Bedrijven worden in toenemende mate geconfronteerd met omvangrijke informatieverzoeken waarbij elektronische data gedeeld moet worden en het niet onwaarschijnlijk is dat de informatie openbaar zal worden. De kosten die hiermee gepaard gaan zijn vaak hoog.
Uit internationaal onderzoek van KPMG ‘Managing Electronic Data for Litigation and Regulatory Readiness’ blijkt dat de pro-actieve General Counsel op dit vlak een dubbelslag kan slaan.
Technologie onvoldoende gebruikt
Om aan informatieverzoeken te kunnen voldoen is binnen de organisatie vaak een complexe uitvraag van elektronische data nodig. In internationaal verband en met name in Amerikaanse en Engelse context doen ‘discovery’ of ‘disclosure’ verzoeken er vaak nog een schep boven op. “De kosten van eDiscovery zijn een punt van zorg voor de General Counsel”, zegt Huub Brinkman van KPMG Forensic. Brinkman: “Hoewel de kosten van handmatige review van documenten binnen eDiscovery significant zijn, wordt onvoldoende gebruik gemaakt van de mogelijkheden om dit aan de hand van slimme technologie te doen.” Vaak worden niet de juiste systemen gebruikt en zijn processen niet op orde, waardoor bedrijven naast hoge kosten ook nog risico lopen op boetes, oplopende proceskosten en reputatieschade.
Expertise niet in huis
Het onderzoek van KPMG geeft inzicht in de wijze waarop bedrijven zich voorbereiden op een verzoek tot uitlevering van elektronische data. Bij het afhandelen van deze verzoeken zit het venijn niet in de staart, maar juist in de voorbereiding. Hoe gaan bedrijven er in de praktijk mee om als ze data in hun organisatie moeten lokaliseren? Hoe controleren ze de kwaliteit hiervan? En op welke manier haal je uit deze data wat mogelijk van vitaal belang is? Expertise van buitenaf wordt vaak als kostbaar gezien. Brinkman: “Ondanks de zorgen om externe kosten, hebben weinig bedrijven de skills of tools in huis om eDiscovery in de juiste banen te leiden”.
Ruimte voor verbetering Hoewel 70 procent van de benaderde General Counsel en risk- en compliance professionals aangeeft interne processen te hebben ingericht en protocollen klaar te hebben liggen om informatieverzoeken op te volgen is er met een investering in technologie, naast het in huis halen van de relevante expertise nog veel ruimte voor verbetering. Brinkman: ”Als deze verbeteringen worden doorgevoerd zorgt dat er voor dat bedrijven eDiscovery op een veel effectievere manier en ook kosten-efficiënt kunnen uitvoeren”.
