Bedrijven groeien soms zo hard, dat de introductie van nieuwe producten in nieuwe markten kan leiden tot juridische claims. Vooral als die groei internationaal is en de betreffende markten sterk gereguleerd zijn. Hoe zorg je dan dat je als bedrijf inzicht krijgt – en houdt – in de regelgeving die je niet kent, maar wel van toepassing is?
Deze vraag stond centraal tijdens de ronde tafel over ‘end to end compliance and early detection’ die ik namens Baker McKenzie leidde tijdens het GCN Jaarcongres 2022. Onze cliënt EVBox legde hierbij uit hoe zij die vraag beantwoord hebben.
Onder het motto ‘experiment and measure’ willen veel bedrijven zo hard mogelijk groeien. Maar als onstuimige groei bijvoorbeeld tot productaansprakelijkheid, uitzonderlijke waarborgverplichtingen of claims leidt, dan gaat de board toch een pas op de plaats maken. Vaak is die pas op de plaats een nieuwe focus en het benoemen van kernmarkten, maar ook de ambitie om compliant te zijn. Niet weten wat je niet weet om vervolgens wel in een juridisch geschil verzeild te raken, geeft uiteraard een meer dan ongemakkelijk gevoel en kan bovendien leiden tot financiële en reputatieschade.
Tachtig-twintig regel voor wet- en regelgeving
Voor veel productgerichte bedrijven in sterk gereguleerde industrieën wereldwijd, zoals de energiesector, automotive, de elektronica of het toerisme, geldt een tachtig-twintig regel voor wet- en regelgeving. Dit houdt in dat tachtig procent van de toepasselijke wet- en regelgeving wel bekend is binnen een bedrijf maar twintig procent mogelijk niet of niet helemaal.
Veel wet- en regelgeving is op Europa, of wereldwijd van toepassing. Die regels zijn vaak wel bekend, maar ze kunnen ook snel veranderen. Dat laatste geldt zeker voor lokale en regionale wetgeving, die zijn vaak nog een stuk moeilijker te overzien. En als je twintig procent van de toepasselijke regels niet overziet, hoe kun je dan ooit volledig compliant zijn?
Specifiek dashboard
In menig bedrijf circuleert wel een of meerdere zelf gefabriceerde spreadsheets, gevoed door lokale collega’s en vaak gecoördineerd door een GC, waarin een (poging tot) overzicht over productrelevante wet- en regelgeving per land en regio wordt bijgehouden. Maar hoe breed wordt dat spreadsheet gedeeld, hoe vaak geüpdate, en hoe goed sluit het aan bij de steeds veranderende productspecificaties uit het eigen bedrijf?
Uit de discussie tijdens de GCN-ronde tafel kwam duidelijk naar voren dat actuele kennis van product compliance vooral bij de teams zou moeten zitten die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling van producten. Omdat daar de technische kennis van producten zit en uiteindelijk ook de eindverantwoordelijkheid voor het op de markt brengen van compliant producten. Een specifiek online dashboard, waarin alle stakeholders (zoals product counsels, product managers, certification managers, senior management) in een oogopslag kunnen zien welke relevante wetgeving er voor hun product is, welke veranderingen er op komst zijn en wat die betekenen, is dan wel een voorwaarde. Baker McKenzie ontwikkelt dergelijke dashboards voor cliënten in meerdere industrieën.
Voorlopig nog even mensenwerk
Een beetje ‘techsavy’ GC kan niet wachten tot hij of zij met artificial intelligence een dergelijk dashboard kan inrichten, maar volgens de experts is dat moment voorlopig nog niet bereikt. Een vergaande inventarisatie van toepasselijke wetgeving kun je steeds meer aan AI-software overlaten, maar die beoordeelt nog niet of specifieke innovatieve producten aan de betreffende wettelijke vereisten voldoet. Zonder productkennis is nog niet zonder meer duidelijk welke wetgeving relevant is en welke niet. Daarom zal een counsel, samen met een gespecialiseerde advocaat en het productmanagement van het bedrijf nog steeds de vertaalslag moeten maken naar mogelijke dreigingen en die informatie delen via het dashboard.
Compliance is een team effort
De tijd lijkt voorbij dat de verantwoordelijkheid voor compliant zijn vooral op het bordje lag van een GC of juridisch team. Als je als productgericht bedrijf snel en veilig wil groeien, dan is het zaak om compliance te zien als het resultaat van een team effort. Waarbij de eigen juristen samenwerken met producteigenaren en externe juristen met een compliance dashboard als gemeenschappelijke basis. Dan kan ieder bedrijf snel en veilig uitbreiden, ook met nieuwe producten in nieuwe markten.
